ANALIZA SWOT – JAK JĄ DOBRZE PRZEPROWADZIĆ?

Analiza SWOT to narzędzie, które pomaga w podejmowaniu decyzji o charakterze strategicznym. SWOT, jak nazwa wskazuje to narzędzie analityczne. W uproszczeniu Analiza SWOT polega na zebraniu określonych informacji i ich kategoryzacji. Na podstawie tych informacji stawiana jest diagnoza i podejmowane są decyzje.

W praktyce analiza SWOT ma na celu skierowanie uwagi na czynniki, które mają istotny wpływ na prowadzoną działalność. Analizę wykonujemy, po to, żeby odkryć potencjał oraz przeszkody stojące na drodze do rozwoju.  

Bardzo często możemy spotkać się ze stwierdzeniem, że analiza SWOT to proste narzędzie. Wiele osób twierdzi wręcz, że jest to narzędzie, które cechuje naiwność. Są też tacy, którzy twierdzą, że jest to narzędzie archaiczne. Wynika to z faktu, że najczęściej analiza wykonywana jest mechanicznie, to znaczy zbyt powierzchownie, rutynowo i bez refleksji.

W dalszej części artykułu poznasz metodę na przeprowadzenie analizy SWOT. Dowiesz się także, jak wykorzystać zebrane w trakcie procesu analizy spostrzeżenia. Na końcu możesz pobrać szablon do przeprowadzenia analizy SWOT.

KIEDY STOSOWAĆ ANALIZĘ SWOT?

Najczęściej analiza SWOT jest stosowana w krytycznych momentach, kiedy dana organizacja uświadamia sobie, że coś idzie nie tak i poszukuje sposobu na poprawę wyników. Jest to moment, w którym jednocześnie powinna nastąpić aktualizacja dotychczasowej strategii.

„Każda organizacja szuka sposobów na przetrwanie, doskonalenie oraz osiągnięcie sukcesu”.

Analiza SWOT jest jednym z elementów procesu tworzenia strategii. Nie jest to narzędzie, które działa w pojedynkę, ale stanowi istotny punkt wyjścia. Źle przeprowadzona analiza SWOT może niestety prowadzić do strategicznych błędów i niewykorzystaniu potencjału.

CO TO JEST ANALIZA SWOT?

Analizę SWOT możemy porównać do procesu skanowania otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego. Skrót SWOT to akronim od angielskich słów, które reprezentują wewnętrzne i zewnętrzne czynniki:

Strengths – mocne strony wynikające z wewnętrznej siły organizacji.

Weaknesses – słabe strony wynikające z wewnętrznych ograniczeń.

Opportunities – szanse, których należy doszukiwać się w zewnętrznym otoczeniu.

Threats – zagrożenia, których należy doszukiwać się w zewnętrznym otoczeniu.

Technika SWOT polega na identyfikacji kluczowych atutów i słabości organizacji oraz na skonfrontowaniu ich z aktualnymi i przyszłymi szansami i zagrożeniami. SWOT pomaga organizować fakty w sposób, który umożliwia ich lepsze zrozumienie. Jest to jednocześnie sposób na dopasowanie modelu biznesowego do rynku.

JAK PRZEPROWADZIĆ ANALIZĘ SWOT?

Jedną z metod na analizę SWOT jest jej przeprowadzenie w odniesienie do poszczególnych elementów modelu biznesowego. Model biznesowy opisuje logikę i schematy działania organizacji. Przeprowadzenie analizy SWOT w odniesieniu do modelu biznesowego to metoda pochodząca z koncepcji strategic design.

Fundamenty metody strategic design leżą w analizie trendów i danych pochodzących z zewnątrz oraz wewnątrz organizacji, co pozwala podejmować decyzje na podstawie faktów, a nie intuicji lub indywidualnych przekonań. Więcej o metodzie strategic design napisałam w artykule Wizja jako element rozwoju innowacji.

Proces przeprowadzania analizy SWOT według metody strategic design składa się z trzech głównych kroków, wymienionych poniżej.

1. Utwórz macierz SWOT

Proces analizy rozpocznij od przygotowania szablonu, który pozwoli uporządkować dane. Szablon powinien składać się z czterech elementów. Korzystanie z szablonu pomaga przedstawić wyniki w jasny i łatwy do zrozumienia sposób.

2. Określ zewnętrzne szanse i zagrożenia

Szanse i zagrożenia powinny koncentrować się na klientach oraz rynku. W określeniu najważniejszych szans i zagrożeń pomaga zadawanie pytań, na przykład:

Jakie występują trendy wśród klientów lub potrzeby, w tym te niezaspokojone? Czy te trendy stanowią szansę dla naszej działalności, czy zagrożenie?

Czy istnieją segmenty klientów, rynki lub obszary geograficzne, które do tej pory nie były obsługiwane? Być może moglibyśmy to teraz zacząć robić (lepiej niż konkurencja)? Czy może powinniśmy zrezygnować z obsługi, którejś z grup?

3. Określ wewnętrzne mocne i słabe strony

Mocne i słabe strony powinny koncentrować się na propozycji wartości; sposobach dotarcia do klientów (tzw. strategii „Go to Market”); kluczowych działaniach i zasobach organizacji oraz kosztach i przychodach.

Pierwszym krokiem jest ocena w zakresie propozycji wartości, sposobów dotarcia do klienta oraz proponowanych cen. Można to zrobić za pomocą burzy mózgów lub pogłębionych badań.

Ten etap analizy powinien doprowadzić do zrozumienia, w jaki sposób klienci postrzegają nasze produkty, usługi, ceny, marketing, sprzedaż i dystrybucję w porównaniu z konkurencją.

Następnym krokiem jest ocena organizacji w zakresie kluczowych działań i zasobów oraz generowanych kosztów i przychodów. Ten etap powinien nam uświadomić, gdzie występują deficyty (obszary, które należy wzmocnić) lub przewagi.

Jeżeli z analizy będzie wynikać, że na przykład innowacyjność jest mocną stroną, to należy ją wzmocnić poprzez zapewnienie kompetencji w zakresie badań i rozwoju. Organizacje, które wyróżniają się niskimi cenami, powinny się wzmocnić w obszarze wydajnych i szczupłych procesów.

Przeprowadziliśmy Analizę SWOT i co dalej?

Dobrze przeprowadzona Analiza SWOT powinna umożliwić nam diagnozę, czyli odkrycie co się tak naprawdę dzieje. Diagnoza pozwala nam łatwiej zrozumieć sytuację, w której znajduje się dana organizacja i przystąpić do rozwiązywania problemów. Solidna i dogłębna diagnoza może całkowicie zmienić punkt widzenia danej sytuacji.

W kolejnym kroku trzeba zastanowić się, jak wykorzystać mocne strony i przezwyciężyć słabości. W tym celu należy określić kluczowe podejście, czyli ścieżkę rozwoju. Przykładem ścieżki rozwoju jest skupienie się na doświadczeniu klienta, którą opisałam w poprzednim artykule.

Opracowanie strategii jest dużym przedsięwzięciem, a analiza SWOT jest elementem tego procesu. Najważniejsze w opracowaniu strategii jest jednak skoncentrowanie energii i działań na właściwych celach, ale do tego potrzebna jest trafna diagnoza.

Rezultatem analizy SWOT powinno być zidentyfikowanie jednej lub dwóch okazji, które wydają się najbardziej obiecujące i które jednocześnie dają możliwość dokonania największego przełomu.

Pobierz szablon do przeprowadzenia analizy SWOT. A jeśli chcesz poznać więcej narzędzi tego typu, przejdź do zakładki Narzędziownik.