TEN PROJEKT ŹLE SIĘ PROWADZI

Jedna z plotek dotycząca zarządzania projektami głosi, że istnieje metoda, która niczym złoty środek sprawi, że projekt będzie się prowadzić lekko, łatwo i przyjemnie. Szukając tej uniwersalnej metody, nieświadomie działamy jednak na szkodę całej dyscypliny, jaką jest zarządzanie projektami.

Gdyby wszystkie projekty były prowadzone jednakowo, świat prawdopodobnie nie doczekałby się żadnej innowacji. Czy złoty środek w podejściu do prowadzenia projektów w ogóle istnieje? Czy takim środkiem może być strategiczne zarządzanie projektami?

Strategiczne zarządzanie projektami, co to znaczy?

Każdy projekt ma cel, budżet i ramy czasowe jednak zarządzanie projektami to coś więcej niż tylko kilka wspólnych elementów. W rzeczywistości projekty różnią się pod wieloma względami. Nawet pomimo prowadzenia bardzo aktywnej działalności projektowej wiele organizacji się nie rozwija. Z czego to wynika?

W tradycyjnym świecie zarządzania, projekty koncentrują się na wydajności operacyjnej. Oznacza to dążenie do osiągania celów dotyczących terminu i budżetu. Dynamiczne otoczenie biznesowe oczekuje jednak od projektów czegoś więcej, tym samym stawiając przed menadżerami projektów wiele wyzwań.

Dzisiejszy project manager powinien dostrzegać obowiązujące trendy i rozwijać kompetencje, które pozwolą dostosować się do aktualnych i przyszłych wymagań rynku. Strategiczne zarządzanie projektami oznacza zarządzanie również z perspektywy strategicznej, a nie tylko operacyjnej.

Prawie wszystkie projekty są inicjowane z perspektywy biznesowej wynikającej z przyjętej strategii oraz wyznaczonych celów. Osiągnięcie celów jest możliwe pod warunkiem, że uruchamiane projekty będą skupiały się na aspektach biznesowych.

Projekty zarządzane operacyjnie koncentrują się na wykonywaniu pracy zgodnie z planem, podczas gdy projekty zarządzane strategicznie koncentrują się na osiąganiu celów biznesowych. W projektach zarządzanych strategicznie dużo czasu i uwagi poświęca się działaniom i decyzjom, które sprzyjają rozwojowi biznesu.

Dlaczego strategiczne zarządzanie projektami jest lepsze?

Strategiczne zarządzanie projektami oznacza koncentrację na potrzebach klientów oraz przewagach konkurencyjnych zamiast trzymania się wstępnej definicji projektu. W takim podejściu wprowadzane są regularne poprawki, zamiast podążania za ustalonym na sztywno planem projektu. To wszystko zapewnia lepszą odpowiedź na potrzeby rynku i co za tym idzie przewagę konkurencyjną.

Strategiczne zarządzanie projektami staje się coraz bardziej popularne, ale nadal większość projektów jest zarządzana z perspektywy operacyjnej, koncentrującej się na krótkoterminowych wynikach.

Pomimo że czas wprowadzenia produktu na rynek ma często kluczowe znaczenie dla sukcesu biznesowego, powinno się stosować długoterminową, strategiczną perspektywę. Taka strategia, pomimo że w jej nazwie występuje słowo długoterminowa, wcale nie wyklucza szybkich efektów. Wręcz przeciwnie strategiczne zarządzanie projektami zapewnia szybsze wdrożenia.

Zajmowanie się strategią tylko na poziomie wykonawczym w dzisiejszych czasach już nie wystarcza. Kierownicy projektów muszą rozwijać swoje kompetencje. W praktyce oznacza to, że muszą zajmować się wszystkimi aspektami kierowania projektem: strategicznym, operacyjnym oraz ludzkim.

Coraz częściej od kierowników projektu wymaga się zarządzania jako działań strategicznych. Ten trend dotyczy również kadry zarządzającej. Od tego szczebla oczekuje się, że będą działać podobnie jak kierownicy projektów.

Jakie metody stosować przy strategicznym zarządzaniu projektami?

Aby dokonać tej zmiany w zarządzaniu projektami, należy zapomnieć o jednym uniwersalnym podejściu do prowadzenia projektów. Na rynku istnieje wiele koncepcji, które integrują strategię, operacje oraz czynnik ludzki, takich jak Agile, Design Thinking, User Experience, Service Design oraz Lean.

Stosowanie powyższych koncepcji w zarządzaniu projektami gwarantuje lepsze wyniki w projektach. Przede wszystkim zmienia myślenie o projektach oraz o rozwiązaniach, które są dostarczane w ramach projektów.

Lean jest skupiony na zajmowaniu się tym, co przynosi wartość, pomaga definiować cele oraz wdrażać szybko rozwiązania.

Agile pomaga utrzymać projekt w ustalonych ramach oraz skupiać się na potrzebie biznesowej.

Koncepcje wywodzące się z design’u (Design Thinking, UX, Service Design) pomagają zrozumieć klientów, wydobywać cenne informacje oraz generować dobre pomysły.

Dopiero połączenie tych koncepcji przynosi rzeczywistą wartość oraz efekty. Sama strategia biznesowa nie wystarczy w zarządzaniu projektami. Właściwa realizacja strategii wymaga jej dogłębnego zrozumienia. Opisane powyżej metody zawierają techniki i narzędzia, które wspierają project managera w całym cyklu realizacji projektu, od zrozumienia biznesu, poprzez zrozumienie klientów, aż do stworzenia i szybkiego wdrożenia rozwiązań, które będą odpowiadać zarówno na potrzeby biznesu, jak i rynku.

Oznacza to, że do realizacji projektów, które mają być odpowiedzią na strategię nakierowaną na podbicie dzisiejszego bardzo konkurencyjnego rynku, nie powinniśmy podchodzić metodologicznie. Metodologia to przejrzyście określony, niezmienny, niezawodny system reguł i procedur.

Przykładem podejścia metodologicznego jest PRINCE2. Jest to podejście, które znakomicie się sprawdza w różnych projektach jednak nie tych, które działają w turbulentnym środowisku. Strategiczne podejście do projektów jest elastyczne. To podejście wymusza interakcję z użytkownikami oraz współpracę, dzięki czemu zwiększamy szansę na dostarczenie w ramach projektu rozwiązania, na które czeka rynek.

Posumowanie

Zarządzanie projektami ma już dość długą historię jednak, jak zostało opisane w raporcie PMI o ewolucji zarządzania projektami, nadal istnieje przepaść pomiędzy oczekiwaniami a wynikami projektów. Nie ma co do tego wątpliwości natomiast, że ta dyscyplina została wymyślona, po to, żeby ograniczyć wysiłek, usystematyzować pracę, ale również rozwiązywać problemy. Proces zarządzania projektami dotyczy rzeczywistych, ważnych problemów i ulepszeń w społeczeństwie, gospodarce i biznesie. Pomimo tego, dyscyplina ta wciąż cierpi, gdyż próbuje się ją zaszufladkować lub usztywnić.

Strategiczne zarządzanie projektami wydaje się być podejściem, które najlepiej wpasowuje się w dzisiejsze warunki. Z jednej strony nie narzuca żadnej metodologii, z drugiej wymaga rozwoju w różnych dziedzinach. Złoty środek w przypadku zarządzania projektami raczej nie istnieje. Jeśli chcemy, żeby nasz projekt dobrze się prowadził, nie możemy osiąść na laurach, musimy podążać za trendami, rozumieć je i zgodnie z ich kierunkiem się rozwijać.

Zasoby

Zarządzanie projektami wymaga stosowania odpowiednich narzędzi. Jeśli chcesz poznać nowoczesne narzędzia kierownika projektów, to zapraszam do zakładki Narzędziownik.