DLACZEGO NIE LUBIMY USPRAWNIEŃ?

Usprawnienia wiążą się z wieloma kosztami. Zrobienie czegoś lepiej kosztuje czas i pieniądze. Jest to również ryzykowne, ponieważ próba ulepszenia czegoś może pogorszyć czyjąś sytuację. Na przykład usprawnienie, które służy dla mas, często pogarsza sytuację pojedynczych osób. Usprawnienia niosą zatem ryzyko i rodzą strach, że ktoś na tym straci.

Z tego powodu wiele firm stosuje zasadę, która polega na tym, że wprowadzają usprawnienia dopiero wtedy, kiedy pojawia się pilny powód, aby coś naprawić. Jednocześnie wszystkie organizacje stoją w obliczu ciężkiej walki o stworzenie kultury, w której istnieje potrzeba usprawnień i ciągłego doskonalenia.

Przeważnie kiedy w organizacji pojawia się niezadowolenie z wyników, pierwszą rzeczą, którą decydenci próbują naprawić, są procesy. Rozpoczyna się praca w kierunku szukania tzw. lever points, czyli wdrażania zmian w miejscach, które są uważane za punkty dźwigni (napisałam o tym w artykule „Biznes oparty o projektowanie”).

Dotarcie do realnych problemów wymaga odpowiedniego podejścia na przykład takiego, jaki stosują projektanci w swojej pracy. Wiele firm sięga jednak po inne „sprawdzone”, według siebie metody.

Jak wdrażane są usprawnienia, czyli o tym, jak organizacje dążą do osiągnięcia swoich celów…

W historii zarządzania można znaleźć wiele sposobów na to, jak firmy próbują osiągnąć swoje cele biznesowe. Niektóre z tych metod inspirowane są światem przyrody, sportu, wojska itp.

Większość tych metod nawiązuje najbardziej do świata przyrody. Hierarchia korporacyjna wywodzi się w pewnym stopniu z tej naturalnej struktury. Na przykład w przypadku pszczół, w ulu istnieje jedna istota kierująca, która pełni funkcję królowej.

Na szczęście, coraz częściej można spotkać na rynku inny trend w zarządzaniu. Design do tej pory był kojarzony przede wszystkim ze sferą sztuki i architektury. Tymczasem od lat 60-tych XX w. z powodzeniem wkrada się do świata biznesu.

Design stał się dziedziną związaną z rozwojem przemysłu, nauki, inżynierii i technologii. To już nie jest zwykły rzeczownik, czy przedmiot, lecz proces, który pomaga w zdefiniowaniu problemu i znalezieniu najlepszego rozwiązania.

Jaki wpływ ma empatia na usprawnienia?

Każda organizacja istnieje w konkretnym celu: dostarczenia czegoś, udostępnienia go ludziom i umożliwienia tym osobom czerpania z tego korzyści. Wiele organizacji osiąga nawet z tego zyski. Niezależnie jednak od tego, czy chodzi o zysk, czy nie, wszystkie organizacje starają się utrzymać na rynku, aby móc dostarczać swoje produkty lub usługi.

Można śmiało powiedzieć, że organizacja jest tak silna, jak silni są ludzie w jej obrębie. Jeśli wszyscy, którzy w niej pracują, dobrze rozumieją cel i kierunek firmy, wyniki są dużo lepsze.

Ludziom jednak trudno zrozumieć jest strategię, gdyż wszelkie działania usprawniające przedstawia im się z pryzmatu rzeczy oraz jej funkcjonalności. Przekaz wygląda najczęściej tak, że w przypadku tworzenia nowej aplikacji, informuje się pracowników, jakie będzie miała ona funkcje.

Często, żeby wzbudzić ich zachwyt, opisywana jest docelowa funkcjonalność. A jak wiadomo, żyjemy w czasach Agile, a to oznacza etapowe wdrażanie rozwiązań. Pierwsze wersje są najczęściej bardzo ubogie, ale już funkcjonalne, tyle że z perspektywy klientów, nie pracowników.

Pracownicy nie doceniają wydatków na kolejne narzędzia informatyczne, które dla nich nie przynoszą wartości. Gdyby odwrócić ten trend i wprowadzić do świata korporacji empatię, to mogłoby to przynieść wiele pozytywnych zmian.

Zdefiniuj swoje projekty z perspektywy tego, kogo wspierasz

Dążenia poszczególnych organizacji można sprowadzić do dwóch punktów. Te dwa punkty są połączeniem pragmatyzmu oraz empatii. W dużym skrócie możemy stwierdzić, że firmy skupiają się na:

Sukcesie: czyli dążeniu do kontynuowania realizacji celu, który może być określony np. przez zysk. Kierunki mogą być wielokrotnie zmieniane, aby utrzymać się na rynku.

Wsparciu: czyli dostarczaniu produktów lub usług ludziom, po to, żeby osiągali swoje cele.

Firmy, które mają świadomość, że ich celem nie jest jedynie zysk, dbają o zapewnienie jasno sprecyzowanej strategii oraz zdefiniowanie typów ludzi, których wspierają. W takich organizacjach projekty nie są realizowane po to, żeby dostarczyć produkt, tylko rozwiązanie, które wspiera konkretną grupę ludzi.

Stosując empatię do jakichkolwiek zmian, możemy znacznie ograniczyć pułapki myślowe ludzi polegające na tym, że wdrażane usprawnienia spowodują, że ktoś coś straci. Uwagę przenosi się na wsparcie określonej grupy ludzi, która realnie zyska.

Z tego powodu warto wgłębić się w sens istnienia firmy i spróbować zrozumieć, co robisz jako organizacja i dla kogo to robisz. W tym celu można skorzystać z zasad zarządzania zorientowanego na design (projektowanie).

Fundamentem tego podejścia jest człowiek oraz empatia, dzięki której można zrozumieć tych, którzy kierują, finansują lub pracują na sukces firmy. Ponadto projektanci dysponują narzędziami i technikami, które ułatwiają rozwiązywanie problemów.

Zarządzanie zorientowane na design

Zarządzanie zorientowane na design oznacza budowanie zrozumienia i świadomości wśród personelu wszystkich szczebli. Dzięki designowi można szybko przejść od pomysłu do jego wdrożenia. W praktyce oznacza to zakomunikowanie wizji poprzez działania, określone zachowanie, słowo pisane, obrazy lub dźwięki. Zarządzanie z perspektywy manifestu projektantów to wizjonerskie przywództwo. 

W zarządzaniu poprzez design duży nacisk kładzie się na kwestię zmiany hierarchicznego modelu zarządzania na bardziej płaski i elastyczny, który zachęca do większej kreatywności i niezależności. Taki model opiera się głównie o koncepcję zarządzania projektami oraz zarządzaniu zorientowanym na kliencie.

Jak wdrożyć praktyki designu?

Zacznij od małych kroków, od jednego projektu, by nauczyć się tego procesu i sposobu myślenia. Powinna zostać także wyznaczona osoba, która zajmie się podejmowaniem decyzji związanych ze wdrażaniem tej koncepcji. Umiejętne wdrożenie praktyk projektowania sprawi, że wszelkie zmiany, czy usprawnienia staną się tzw. chlebem powszednim. Ludzie przyzwyczają się do ciągłych zmian i być może odnajdą w nich głębszy sens i spełnienie. Bo ludzie lubią pomagać innym.

Image source: Esther Gons, thecorporatestartupbook.com