STRATEGICZNE WYZNACZANIE CELÓW

KOGO DOTYCZY WYZNACZANIE CELÓW?

Wyznaczanie celów dotyczy nas wszystkich. Nie zawsze jednak jesteśmy tego świadomi lub robimy to nieumiejętnie. Nawet jeśli nie należysz do osób, które snują postanowienia noworoczne, to na pewno na gruncie zawodowym aktywnie uczestniczysz w realizacji celów biznesowych.

Niezależnie od aspektu, wyznaczanie celów w życiu prywatnym oraz biznesowym ma dużo cech wspólnych. W obu przypadkach niezbędna jest właściwa taktyka i oczywiście wytrwałość.

Co to jest cel ?

Cel to pożądany rezultat projektu, który należy osiągnąć w określonym czasie. Jedną z przyczyn niepowodzenia projektów jest niewłaściwie podejście do definiowania celów lub wręcz ich brak. Bardzo często ignorujemy etap definiowania celu, przeskakując od razu do działań, czyli de facto realizacji projektu. To taka typowa cecha ludzi, jak mamy jakiś pomysł to chcemy go szybko wcielić w życie. Unikamy głębszych przemyśleń, gdyż obawiamy się, że pomysł okaże się niewypałem. Jednak projekt bez wyznaczonego celu to droga donikąd, bo cel to coś więcej niż „chcę”.  

Wyznaczenie celu oznacza nadanie kierunku przyszłym działaniom. Wszelkie działania powinny wynikać z określonego celu, dopiero w następnej kolejności należy je zaplanować i skoordynować. Podążanie w złym kierunku nawet w przypadku dobrej organizacji, wygeneruje wiele kosztów. Dlatego, zanim przejdziesz do realizacji celu, najpierw dokonaj jego dogłębnej analizy, żeby zweryfikować, czy w ogóle ma on sens.

Bez odpowiedniego podejścia do wyznaczania celów, efekty naszej pracy będą dziełem przypadku. Z dalszej części artykułu dowiesz się, jak ocenić, czy dany pomysł ma sens oraz poznasz technikę, która pomaga skutecznie formułować cele.

Wyznaczanie celów – od czego zacząć?

Każdy projekt należy zacząć od dogłębnej analizy sytuacji wyjściowej tj.diagnozy. Diagnoza umożliwia odkrycie rzeczywistych potrzeb rozwojowych oraz zrozumienie sytuacji, w której się znajdujemy. Następnie należy sformułować wizję oraz sposób podejścia do wyzwania, z którym chcemy się zmierzyć.

Dopiero na podstawie diagnozy oraz określenia wizji i ścieżki, którą zamierzamy podążać, możemy przejść do wyznaczenia celów. Należy to zrobić przynajmniej z trzech perspektyw: finansowej, operacyjnej oraz rozwojowej.

W pierwszej kolejności oceń sytuację finansową oraz korzyści, jakie przyniesie dany projekt (czy w ogóle mamy na niego fundusze). Następnie zastanów się, czy masz odpowiednie zasoby, żeby go wdrożyć (czas, narzędzia, kompetencje, motywację itp.) W przypadku perspektywy rozwojowej dokonaj analizy, czy dany projekt rozwiązuje konkretny i rzeczywisty problem, czy może stanowi potencjał dla rozwoju. Deficyty zidentyfikowane w którejkolwiek z perspektyw powinniśmy uwzględnić przy realizacji projektu.

Niezależnie od tego, czy dany projekt realizujesz w życiu prywatnym, czy biznesowym, to na pewno ten konkretny nie jest jedyny, w który się angażujesz. Powinien on być elementem strategii. Strategia to spójna reakcja na największe wyzwania. Jest to zarazem program składający się z wielu projektów stanowiących odpowiedź na te wyzwania.

Dlatego zacznij od odniesienia danego projektu do strategii. Według Microsoft trzy na pięć projektów jest niedostosowanych do strategii biznesowej organizacji. Jeżeli nie wiemy, do czego dążymy, jako całość to działamy chaotycznie. Świadomość priorytetów, ułatwia natomiast podejmowanie decyzji odnośnie powołania lub rezygnacji z danego przedsięwzięcia. Działając strategicznie, oszczędzasz czas, wysiłek, pieniądze oraz co najważniejsze unikasz frustracji!

Bardzo łatwo odnieść to do życia prywatnego, w którym na przykład snujemy ambitne plany w zakresie wysiłku fizycznego, ale nie mamy czasu i funduszy, gdyż realizujemy jednocześnie inne cele, które wcześniej sobie wyznaczyliśmy.

Pamiętaj, że wszelkie przeszkody możesz pokonać, ale wymaga to powołania projektu z właściwie wyznaczonym celem, który będzie elementem spójnego planu tzn. strategii.

Wyznaczanie celów metodą SMART

Podczas wyznaczania celów powinniśmy skierować uwagę na podstawowe aspekty projektu – co? Dla kogo? Jak? oraz na kiedy? Dodatkowo cele muszą być spisane. Cele, które nie są spisane, są marzeniami. Jeśli chcesz zmienić marzenia w cele, potrzebujesz do tego narzędzia. Takim narzędziem jest metoda SMART. Jest to jedna z najbardziej znanych metod do wyznaczania celów.

SMART oznacza, że cele muszą być wyposażone w pięć cech. Pomocna przy konstruowaniu celu może być reguła polegająca na zadawaniu pytań, które nawiązują do poszczególnych cech:

• SPECIFIC – to cecha oznaczająca konkretność. Konkretny cel to taki, który odpowiada na pytanie, co będzie finalnym osiągnięciem?
• MEASURABLE – to cecha oznaczająca mierzalność celu. Każdy cel powinien być sformułowany tak, aby można było zmierzyć jego postęp, czyli po czym poznasz, że cel został osiągnięty?
• ACTIONABLE – oznacza, że cel musi być możliwy do realizacji, dlatego wymaga określenia, jakie działania cząstkowe trzeba wykonać, żeby osiągnąć cel?
• RELEVANT – oznacza, że cel musi stanowić wartość, dlatego w tym przypadku należy odpowiedzieć na pytanie kto i jakie korzyści odniesie?
• TIME-BOUND – oznacza, że cel musi być określony w czasie tzn. do kiedy dany projekt musi być zakończony?

Dobrze zdefiniowany cel powinien być wyposażony we wszystkie wyżej wymienione cechy. Określenie celów jest bardzo istotne, jednak sam opis nie może zastąpić opracowania pełnej mapy drogowej i wskazania sposobu osiągnięcia celów. Dlatego jeżeli do realizacji celów chcemy podejść strategicznie, to powinny być one elementem spójnej strategii rozwoju.

Wyznaczanie celów to umiejętność, którą można rozwijać przy pomocy odpowiednich technik i narzędzi. Szablon do wyznaczania celów możesz pobrać tutaj. Jeśli chcesz poznać więcej narzędzi rozwijających umiejętność zarządzanie projektami, to zapraszam do zakładki Narzędziownik.