DESIGN THINKING W ZARZĄDZANIU PROJEKTAMI.
W literaturze dotyczącej zarządzania projektami niewiele mówi się o Design Thinking, czyli myśleniu projektowym. Większość publikacji dotyczy jednak tego, jak osiągnąć sukces. Sukces projektu jest jednym z najczęściej badanych tematów w zarządzaniu projektami.
Pomimo bogatej literatury w tym zakresie wyniki projektów nadal rozczarowują interesariuszy. Wynika to głównie z faktu, że sukces utożsamiany jest głównie z ukończeniem projektu na czas oraz w ramach budżetu. Powyższe podejście wynika z założenia, że zarówno cele, jak i sposób ich osiągnięcia są dobrze znane od początku projektu.
Jakie czynniki decydują o sukcesie projektu?
W większości przypadków, w początkowym stadium projektu, cele oraz rozwiązanie nie są jasno określone. W związku z powyższym podlegają one zmianom w trakcie trwania projektu. Mimo tego takie projekty mogą odnieść sukces pod warunkiem, że zmiana przyniesie wartość dla użytkowników.
Pomimo powszechnej krytyki, większość dotychczasowych badań nad sukcesem projektów podkreśla głównie znaczenie trzech tradycyjnych zmiennych tzn. czasu, budżetu oraz zakresu. W badaniu przeprowadzonym w 2012 r. przez Rodney Turner i Roxanne Zolin przedstawili oni dodatkowy czynnik sukcesu – uznanie użytkowników. Autorzy tej publikacji korzystne dla użytkowników zmiany nazwali wartością. Oznacza to, że wprowadzając do projektu zmiany, można osiągnąć sukces.
Czym jest Design Thinking?
Design Thinking oznacza sposób myślenia, który prowadzi do innowacji oraz nowego sposobu zarządzania (Katja Tschimmel – Design Thinking as an effective toolkit for innovation). Jest to podejście, które wie jak radzić sobie z niepewnością i problemami. Projektanci i inżynierowie często tworzą produkty, w których na początku znana jest jedynie wartość docelowa, a nie docelowe rozwiązanie.
W zarządzaniu projektami zmiany są traktowane jako ryzyko, a nie jako szansa. Kierownik projektu powinien przewidzieć wszelkie problemy i je eliminować lub ograniczać. Oznacza to, że nie ma w tradycyjnym podejściu przestrzeni na eksplorację nowych możliwości.
Rozwiązywanie problemów w podejściu Design Thinking
Koncepcja Design Thinking zyskuje coraz większą popularność i jest postrzegana jako sposób radzenia sobie z problemami niezależnie od branży.
Oznacza to, że każda organizacja może czerpać korzyści ze sposobu myślenia i narzędzi projektantów w zakresie rozwiązywania złożonych problemów. Proces rozwiązywania problemów obejmuje rozbudowaną fazę analizy oraz odwleka w czasie szczegółowe definiowanie problemu.
Design Thinking nie jest metodyką, czyli z góry określoną serią uporządkowanych kroków. Jest to skoncentrowane na człowieku, kreatywne, iteracyjne i praktyczne podejście do wyszukiwania innowacyjnych pomysłów i rozwiązań.
Jak określić zakres projektu stosując Design Thinking?
Zarządzanie projektami zgodnie z tradycyjną szkołą zakłada, że zarówno cele, jak i produkt projektu powinny być określone na początku projektu. W dizajnie stosuje się tzw. ramy projektowe, które są niezbędne do wyrobienia punktu widzenia lub stanowiska, z którego można rozwiązać problematyczną sytuację.
Jeśli spojrzymy na daną sytuację z danego punktu widzenia i zastosujemy określone działania, wówczas stworzymy wartość, do której dążymy. W ten sposób należy interpretować ramy projektowe. Proces wyciągania wniosków powinien jednak przebiegać iteracyjnie. Powtarzanie tego procesu powoduje wygenerowanie kolejnych i być może lepszych pomysłów.
Umiejętność tworzenia ram oraz przeformułowywania problematycznej sytuacji na nowe i interesujące sposoby jest postrzegana jako jedna z kluczowych cech myślenia projektowego.
Oryginalna, czyli początkowa rama, gdyby była ustalana na sztywno, ograniczałaby przestrzeń rozwiązywania problemu. W oparciu o pojawiające się nowe pomysły problem może ulegać przeformułowaniu.
Sytuacja problemowa jest najczęściej formułowana przez biznes. Rolą kierownika projektu powinno być aktywne odkrywanie tego problemu i opracowywanie nowych ram w ścisłej współpracy z biznesem oraz użytkownikami, tak jak to robią projektanci.
Projektant angażuje się w szereg interakcji w celu wypracowania wzajemnego zrozumienia projektu. Rezultatem końcowym są zaakceptowane, zrozumiałe i uzgodnione wytyczne. Projektanci nazywają to procesem definiowania wizji tego, jak powinno wyglądać rozwiązanie i jaką wartość powinno ono wytworzyć.
Jak projektanci negocjują nowe ramy? Starają się odwrócić uwagę biznesu od rozwiązywania problemów. Rozmowy powinny skupiać się na wizji tego, jaką wartość powinno dostarczyć projektowane rozwiązania zarówno dla użytkowników, jak i biznesu.
Wgląd w problem
Innym ważnym aspektem myślenia projektowego jest wgląd w problem, który uzyskuje się poprzez obserwację i empatię, a nie poleganie na danych ilościowych.
Aby wyjaśnić koncepcję wglądu, można posłużyć się przykładem znanego wynalazku. Thomas Edison wynalazł nie tylko żarówkę elektryczną, ale również stworzył całą otoczkę wokół niej, czyli przemysł energetyczny.
Edison rozumiał, że żarówka jest tylko przedmiotem. Bez systemu wytwarzania i przesyłania energii elektrycznej nigdy nie byłaby naprawdę użyteczna. Geniusz Edisona polegał na tym, że potrafił wyobrazić sobie, w jaki sposób ludzie chcieliby wykorzystać to, co stworzył.
Projekt jako proces organizacji
Projekt, w tradycyjnym podejściu do zarządzania, jest postrzegany jako tymczasowa organizacja, która działa w zorganizowanym i kontrolowanym środowisku. Celem tej organizacji jest wytworzenie określonego produktu. Z tego powodu kierownik projektu koncentruje się na planowaniu operacyjnym i kontroli.
Z punktu widzenia Design Thinking projekt sam w sobie nie jest obiektem, niezależnym od kontekstu. Projekt jest procesem organizowania pracy, w którym łączy się pomysły i dopiero na tej podstawie wytwarzany jest produkt. Wymaga to zarządzania związanego z uczeniem się oraz budowaniem zaufania i kultury, która jest bardziej odpowiednia do radzenia sobie z wysokim poziomem niepewności.
Projektowanie służy stworzeniu przestrzeni problemowej, pozostawiając ją otwartą na ewentualne pojawiające się rozwiązania. W teorii zarządzania projektami czynności związane z analizowaniem problemów wykonuje się tylko w początkowej fazie, przez co umniejsza się ich znaczenie.
W rezultacie zarządzanie projektami sprowadza się do zapewnienia właściwego wykonania zadań. Z tej perspektywy kierownictwo projektu nie zajmuje się myśleniem o tym, czy właściwe rzeczy zostały zrobione.
W celu uniknięcia powyższej sytuacji w zarządzaniu projektami powinny być stosowane narzędzia do rozwiązywania problemów, a nie tylko do dostarczania rozwiązania.
Design Thinking a Agile
Myślenie projektowe stanowi silną podstawę teoretyczną dla metod zwinnych. Amerykańskie podejście do zarządzania projektami można określić jako praktyczny eklektyzm. Oznacza to, że powiela z innych koncepcji (nie tylko z Design Thinking, ale również z Lean), to co istotne z punktu widzenia projektów i przetwarza to na użytek komercyjny.
Zasady spisane w manifeście Agile wpłynęły pozytywnie na praktykę zarządzania projektami. Warto jednak poszerzyć tę wiedzę o Design Thinking, żeby zrozumieć źródło tych zasad.
Reasumując, aby stworzyć zmianę paradygmatu w zarządzaniu projektami w kierunku zastosowania Design Thinking, Project Manager powinien zmienić swój sposób myślenia. Zastosowanie myślenia projektowego oznacza inne podejście do projektu niż te analityczne dominujące w teorii i praktykach zarządzania projektami.
Image source: Esther Gons, thecorporatestartupbook.com
