MACIERZ RACI: KTO, ZA CO ODPOWIADA W PROJEKCIE.

Macierz RACI to narzędzie, które warto stosować w każdym projekcie. Jest to narzędzie, które służy do zdefiniowania ról i przypisania im odpowiedzialności.

Projekty to zazwyczaj rozbudowane struktury, które angażują co najmniej kilka osób. Im więcej zaangażowanych, tym łatwiej o zamieszanie. W takich warunkach najczęściej działa się na wyobrażeniach na temat tego, kto, za co odpowiada.

Zamieszanie = frustracja = brak zaangażowania = niepowodzenie projektu.

Macierz RACI co to jest?

RACI, czyli Macierz Przypisania Odpowiedzialności (ang. Responsibility Assignment Matrix) określa udział w realizacji rozwiązania projektu, każdej z zaangażowanych osób (tzw. interesariuszy). RACI jest akronimem od angielskich słów:

R = Odpowiedzialny (responsible): Kto pracuje w projekcie?

A – Rozliczany (accountable): kto ma ostatnie zdanie? Kto zatwierdza? Kto wpadnie w kłopoty, jeśli zadanie nie będzie skończone?

C – Kontrybutor (consulted/contributed): każdy, kto daje jakiś merytoryczny wkład.

I – Informowany (informed): Kto musi być na bieżąco? Kto może się zdenerwować?

Jak przygotować macierz RACI?

Macierz RACI jest relatywnie prostym narzędziem wymagającym wykonania następujących kroków: 1) Wylistowania wszystkich interesariuszy; 2) Rozpisania pracy do wykonania; 3) Wypełnienia macierzy literami R, A, C, I.

Zacznij od „A”. Wyznacz właściciela, czyli osobę rozliczaną, która musi zapewnić, że praca zostanie wykonana. Pamiętaj, że jedno zadanie może mieć tylko jednego właściciela.

Dodaj „R”. To są osoby, które wykonują fizycznie pracę, aby dowieść projekt. Im większy projekt, tym więcej „R”.

Dodaj „C”, tutaj dokonaj selekcji. Jeśli dodasz zbyt wielu kontrybutorów, projekt może się okazać zbyt biurokratyczny. Pamiętaj, że w projekcie mają być robione zadania, a nie spotkania.

Dodaj „I”, to są najmniej istotne, z punktu widzenia projektu, role. W praktyce z tymi osobami wystarczy korespondencja mailowa, w której poinformujesz o statusie projektu.

Role „C” oraz „I” nie zawsze muszą być obsadzone.

Macierz RACI przykład

Poniżej zilustrowany jest przykładowy, bardzo prosty projekt dotyczący wynajmu nieruchomości. Jeśli zamierzasz zarabiać na wynajmie ​​nieruchomości, musisz wykonać proces składający się z 5 głównych kroków: 1) Znaleźć nieruchomość, 2) znaleźć najemcę, 3) ustalić stawkę za czynsz, 4) utrzymać najemcę jak najdłużej, 5) a kiedy odejdzie znaleźć nowego.

Rola „A” nie musi fizycznie wykonać całej pracy. Jest to jednak najbardziej odpowiedzialna rola, do której można adresować wszelkie ewentualne pretensje. W naszym przykładowym projekcie „A” odpowiada za to, żeby najemca się znalazł, ale zadanie jako takie deleguje.

Sprawdźmy za co, odpowiadają inni interesariusze:

Agent nieruchomości jest odpowiedzialny za znalezienie nieruchomości, a czasami również znalezienie najemcy.

Najemca jest odpowiedzialny za opłacenie czynszu.

Zarządca nieruchomości jest odpowiedzialny za znalezienie najemcy(ów).

Wykonawca jest odpowiedzialny za zamocowanie zlewu i klimatyzatora, tak aby najemca był zadowolony i dzięki temu był skłonny do kontynuowania wynajmu tak długo, jak to możliwe.

Na co zwrócić uwagę przygotowując macierz RACI?

Trudno nie zauważyć, że „A” to najważniejsza rola w procesie. Przygotowując macierz RACI, warto zachować zdrowy rozsądek i ograniczyć się w obsadzaniu ról tylko do niezbędnego minimum. Polecam najpierw zidentyfikować „A” i następnie pozwolić tej osobie określić resztę interesariuszy.

Upewnij się, że masz odpowiednich „R”. Tutaj lepiej uwzględnić za dużo niż za mało osób. Praca musi zostać fizycznie wykonana.

Między „C” i „I” jest cienka linia. Dlatego nie poświęcaj zbyt wiele czasu na debatowaniu, kto jest „C” lub kim jest „I”. Najważniejsze, żebyś miał świadomość, że nie możesz zupełnie pominąć tych ludzi. Wystarczy na początku z nimi porozmawiać i uprzedzić, że może się zdarzyć, że będą przydatni na jakimś etapie projektu.

Dobrze przygotowana macierz naprawdę działa. Już sam proces przygotowania wymusza pierwsze dyskusje na temat projektu. Jest to początek rozmów co do sposobu wykonania pracy.

Przy większych projektach zdarza się, że przygotowanie macierzy okazuje się pracochłonne, ale nie jest to absolutnie czas stracony. Dobrze przygotowana macierz RACI może poprawić komunikację w projekcie. Zła komunikacja jest wymieniana jako jeden z głównych powodów niepowodzenia projektów według Project Management Institute.

Zasoby

Tutaj możesz pobrać przykładowy szablon RACI.

Jeśli chcesz poznać więcej narzędzi, które wspierają zarządzanie projektami, zapraszam do zakładki Narzędziownik.

Raport Project Management Institute dotyczący niepowodzenia projektów.

Image source: Esther Gons, thecorporatestartupboo.co