PODSTAWOWE NARZĘDZIE W KONSULTINGU: SOW.

Czym jest SOW?

Określenie zakresu pracy (ang. SOW – A Statement of Work) to dokument bardzo dobrze znany w procesie konsultingu. Każdy doradca stosuje go w swojej codziennej pracy. Jest to dokument skierowany do klienta, który określa, co Doradca proponuje zrobić w projekcie. Jest to bardzo ważny etap pracy projektowej, dlaczego? Ponieważ projekty są siłą napędową zmian w każdej organizacji, a ten dokument jest fundamentem przyszłej zmiany.  

Jak przygotować SOW?

1. Wykorzystaj prosty szablon. Nie jest to miejsce, w którym powinniśmy wykazywać się efektywnością. Wystarczą pospolite dla każdego projektu informacje: wprowadzenie, tło, cel, podejście, zakres usług, kamienie milowe, zasoby, założenia, budżet, ryzyka etc. W google można znaleźć bardzo dużą ilość gotowych szablonów.

SOW ma odpowiedzieć klientowi na najważniejsze pytania dotyczące projektu:

• Co otrzymam na koniec?
• Kto będzie projekt realizował?
• Ile to będzie kosztować? Jakie są warunki płatności?
• Jak zostanie wykonana praca? Jakie są kluczowe działania?
• Jak długo potrwa projekt? Ile z tego czasu zajmie praca na miejscu, ile zdalnie?
• Jak mierzona będzie jakość? Czy istnieją mierniki wydajności?

2. Zapewnij „wystarczającą ilość treści”. Jak to się przyjęło mówić – nie za dużo, nie za mało. Tak jak w przypadku gotowych produktów spożywczych – patrzysz na tył opakowania i na podstawie składu wiesz, co jest w środku. Informacji musi być wystarczająco, aby klient:

• Wiedział, co kupuje.
• Wiedział, czego może oczekiwać.
• Był chętny do zakupu usługi.

Nic więcej.

Ostatnią rzeczą, którą powinieneś zrobić, to rozpisywanie zbyt dużej ilości niepotrzebnych szczegółów, które notabene mogą się zmienić. To, co znajdzie się w tym dokumencie, musi być wykonane bezwzględnie. Więc jeśli wpiszesz tam zadania, które w trakcie okażą się niepotrzebne, będziesz musiał wykonać dodatkową, być może dobrą, ale nikomu niepotrzebną pracę. Warto na tym etapie wykorzystać praktyki Agile, a konkretnie listę wymagań z priorytetami MoSCoW (ang. PRL – Prioritised Requirements List). Celem jest ustanowienie fundamentalnego (ale nie szczegółowego!) rozumienia sensu projektu oraz potencjalnego rozwiązania.

3. Dostosuj styl. W miarę możliwości unikaj żargonu używanego w procesie konsultingowym. Nie bądź stereotypowym doradcą. Wyrażaj się jasno, tak aby klient wszystko rozumiał.

4. Postaw na transparentność. Daj klientowi możliwość wglądu w powstające rozwiązanie, zgodnie z zasadą zademonstruj, zamiast tłumaczyć. Zaplanuj tablicę projektu, na przykład w narzędziu do zarządzania projektami Trello. Na takiej tablicy powinny być zwizualizowane, niekwestionowane dowody postępów pracy. Taki proces spowoduje ewolucję rozwiązania w kierunku, który będzie spełniał rzeczywistą potrzebę klienta. W trakcie wizualizacji postępów klient pewnie będzie zmieniał zdanie i wnosił dodatkowe uwagi. Jednak tylko dzięki takiemu podejściu maksymalnie dopasujesz rozwiązanie do potrzeb.

5. Nie odkrywaj na nowo koła. Jeśli masz już wypracowany, sprawdzony szablon, korzystaj z niego przy kolejnych projektach. Nie daj się jednak złapać na czynności kopiuj-wklej. Doradcy niestety mają opinię, że działają według utartych schematów. Warto korzystać z dobrych praktyk, ale z głową.

6. Wykaż się fachowymi umiejętnościami. Jest to dokument, w którym należy opisać również taktykę dojścia do celu. Na tej podstawie klient będzie podejmował decyzję, czy wybrać właśnie ciebie. Warto zatem uwypuklić co różni ciebie od innych i czy masz doświadczenie w danym temacie. Twoim zadaniem jest ułatwienie zrozumienia klientowi całego procesu i udowodnienie, że zrobisz to najlepiej. Pamiętaj jednak o zasadzie upraszczania swoich argumentów.

7. Poznaj klienta. Jakiekolwiek spostrzeżenia na temat konkretnej sytuacji klienta stawiają cię o krok przed konkurencją. Klienci zawsze obawiają się, że zatrudnią niewłaściwych ludzi lub stracą kontrolę nad projektem. Twoim zadaniem jest pokazanie swojej wiedzy i jednocześnie wzbudzenie zaufania.

8. Spodziewaj się kontroli. SOW są częścią umowy prawnej. Dokument będzie czytany przez wiele osób po stronie klienta, dlatego powinien zostać szczegółowo sprawdzony. Unikaj niejasnego języka, bo to wydłuży wstępną fazę projektu.

9. Zacznij ćwiczyć pisanie SOW już dzisiaj. Niezależnie od tego, w jakim miejscu jesteś jako Doradca, naucz się przygotowywać dokument określający zakres pracy, który zwycięży. Powodzenia 😊