TIMWOOD, NAJWIĘKSZY WRÓG BIZNESU.

Timwood to niechciany gość obecny w każdym biznesie, trzeba go zatem upolować, a następnie wyeliminować. Ten oto gość wykonuje siedem czynności, które nie dodają żadnej wartości w procesie. Tak się składa, że klient nie chce płacić za te czynności, ale Ty właścicielu firmy musisz zatrudnić wielu pracowników, żeby je obsłużyć.  

Z pomocą w szybkiej identyfikacji tego wroga przychodzi Lean. Jest to metodologia, którą powinna znać każda organizacja, której zależy na efektywności procesowej. Powyższe stwierdzenie jest dość śmiałe, ale naprawdę roli Lean w zarządzaniu procesami jest nie sposób przecenić. Lean to filozofia zarządzania, kultura pracy, zestaw narzędzi oraz przydatny sposób myślenia o ulepszaniu procesów. Podczas gdy Six Sigma skupia się na zmniejszaniu zmienności – czyniąc wszystko takim samym – Lean koncentruje się na innym aspekcie.

Na czym koncentruje się lean?

Lean jest skupiony na zajmowaniu się tylko tym, co przynosi wartość z perspektywy klienta. Podstawą myślenia Lean jest koszt alternatywny. Każda firma powinna robić tylko to, co ma znaczenie (dla klienta). Innymi słowy, jeśli klient chce 100, powinieneś dostarczyć 100. Jeśli dostarczasz 90, to nie spełniasz wymagań, a jeśli dostarczasz 110, marnujesz wysiłek. W przeciwieństwie do koncepcji Customer Experience, według której firmy powinny przekraczać oczekiwania. Fundamentaliści filozofii Lean nie zgadzają się z takim podejściem, dlatego próbują zrozumieć, za co klient naprawdę chce zapłacić. Wszystko inne to marnotrawstwo. W zarządzaniu projektami na przykład, w celu zidentyfikowania krytycznych wymagań z perspektywy klienta pomocna jest technika MoSCoW, która wspiera zespół projektowy na skupianiu się na właściwych wymaganiach.

Po czym poznać, że w procesie występują marnotrawstwa typu TIMWOOD?

Symptomy marnotrawstwa w procesie obejmują:

Zmęczenie pracowników.

Frustrację pracowników.

Stres pracowników.

Brak motywacji pracowników.

Brak decyzyjności pracowników.

W każdym procesie można znaleźć bardzo dużo marnotrawstwa (ang. waste). Istnieje wiele różnych sposobów, które powodują, że ludzie marnują czas, pieniądze, zasoby, dlatego Lean dostarcza konkretne podejście do myślenia o problemie. TIMWOOD, to akronim, który to podejście odzwierciedla, jednak Japończycy nazywają go MUDA.

TIMWOOD, czyli 7 podstawowych marnotrawstw według Lean:

T: Transportation, czyli transport: niepotrzebne przenoszenie produktu jest stratą czasu, wysiłku i zwiększa prawdopodobieństwo jego uszkodzenia.

I: Inventory, czyli zapasy: wszelkie niewykorzystane materiały są marnowanym kapitałem. Są to pieniądze zamrożone w postaci surowców (0% ukończonej pracy), pracy w toku (50% ukończenia) lub gotowych produktów (100% ukończenia).

M: Motion, czyli ruch: „zużycie” sprzętu lub osób zaangażowanych w proces. Jeśli niepotrzebnie przewozisz produkt, marnujesz również ruch ciężarówek, wózków widłowych i pracowników magazynu.

W: Waiting, czyli oczekiwanie: Czas, w którym produkt sobie bez sensu czeka – na zatwierdzenia, na podpisy, na poprawnie działający system itp.

O: Over-processing, czyli nadmierne przetwarzanie: „dotykanie produktu więcej niż raz”, więcej niż produkt tego wymaga – wielokrotne wpisywanie tych samych danych, ponowny telefon do klienta, ponowne rozpatrywanie wniosku itp.

O: Over-production, czyli nadprodukcja: wytwarzanie większej ilości niż jest to konieczne. Przekazywanie więcej, wcześniej, szybciej niż proces w danej chwili wymaga.

D: Defects, czyli wady: niedoskonała produkcja, która wymaga powtórnej pracy lub ponownego wykonania pracy.

Powyższe opisy brzmią bardzo podręcznikowo, ale tak ma być. TIMWOOD to szkolny i zarazem bardzo prosty sposób na zapamiętanie wszystkich rodzajów marnotrawstwa.

Przykład wszystkich marnotrawstw „z życia wzięty”

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy pacjentem, który idzie do lekarza. Niestety jednak trafiamy do niewłaściwego gabinetu (marnotrawstwo w postaci transportu), ale na każdym etapie musimy wypełnić wiele niepotrzebnych formalności (nadprodukcja). Następnie wracamy ponownie do recepcji wyjaśnić sytuację (nadmierne przetwarzanie). Tym razem jesteśmy skierowani do właściwego gabinetu, jednak Lekarz się spóźnia, więc czekamy dodatkowe 20 minut (oczekiwanie), a w tle słychać śmiech pielęgniarek, które zabijają czas rozmową, bo nie mają nic innego do pracy (zapasy). W końcu po odbytej wizycie Lekarz zleca badanie 3 próbek krwi, pielęgniarka początkowo ma problem z pobraniem u pacjenta, bo nie może znaleźć odpowiedniej żyły (defekt). Po początkowych perturbacjach wszystko się udaje, ale ostatecznie pobiera 4 próbki na tzw. wszelki wypadek (nadprodukcja).

W praktyce też często ulegamy TIMWOOD. Wielu z nas jest perfekcjonistami. Bawienie się slajdami PowerPoint, dopóki nie będą tworzyły spójnej, opartej na danych narracji jest uzasadnione. Jednak, czy naprawdę konieczne jest przygotowanie pliku Excel z pięknymi i idealnie wyrównanymi lub wyśrodkowanymi nagłówkami, lub kolumnami? Czy naprawdę osoba, która skupia się na danych, wymaga, żeby wszystko było „od linijki”? Bądźmy przykładem i skracajmy również nasze działania. Znajdź wymagania krytyczne dla jakości i pozbądź się MUDA.

Image source: Esther Gons, thecorporatestartupbook.com