BIZNES OPARTY NA FAKTACH.

Dane to inaczej zbiór faktów. Określają rytm pracy każdego podmiotu. Pomagają w zarządzaniu biznesem, wspierają strategiczne decyzje oraz codzienne operacje. Dlaczego zatem w wielu organizacjach odgrywają rolę bohaterów drugiego planu?

Można udawać, że ich nie ma lub je lekceważyć, ale ostatecznie sukces osiągają ci, którzy posiadają jak najwięcej informacji. Im więcej widzimy, tym lepiej się poruszamy.

Dane są ważne. Są nieocenionym sposobem do śledzenia względnej wydajności, czyli względem konkurentów oraz bieżących i historycznych osiągnięć.

Dane są niezbędne, aby prowadzić działalność gospodarczą, porównywać skuteczność z konkurencją i zapewniać analizę trendów. Spółki co kwartał publikują osiągnięte wyniki, Rząd publikuje co miesiąc wskaźniki ekonomiczne, Analitycy z GPW codziennie publikują statystyki finansowe i wyceny spółek. To wszystko powoduje, że wiemy, co się dzieje w środowisku, w którym żyjemy.

To, co zostaje zmierzone, zostaje opanowane. – Peter Drucker

Błędy w podejściu do danych

Niestety z jakiegoś powodu polskie firmy mają problem z właściwym prognozowaniem i analizą danych. Zastanówmy się, z czego może to wynikać.

Jest ich zbyt wiele

Jak spojrzymy na pulpity menedżerów, to najczęściej możemy na nich zobaczyć arkusz kalkulacyjny programu Excel z wieloma kolumnami oraz wierszami. Ludzie są zalewani danymi. Niestety przeciętny człowiek nie jest w stanie pojąć tego wszystkiego i powiązać tylu faktów. Ostatecznie ten arkusz zmienia się w… śmietnik pomiarowy. Lepszym rozwiązaniem byłoby zastąpienie tych cyferek kluczowymi wskaźnikami efektywności (KPI), które ograniczyłyby się do konkretnych pomiarów. Jednak wrogów KPI, jest znacznie więcej niż zwolenników. Ludzie co do zasady nie lubią, jak im się patrzy na ręce. Dodatkowo Menedżerowie często nie potrafią określić właściwych mierników, nie mówiąc już o ich zaprogramowaniu lub wizualizowaniu.

Mierzą tylko przeszłość

Powinniśmy mieć świadomość, że istnieją wskaźniki wyprzedzające i opóźniające. Najczęściej jednak przedsiębiorstwa mają dobrze opanowane wskaźniki odnoszące się do przeszłości np.udział w rynku. Niestety te dane opóźniają bieżącą rzeczywistość i mogą doprowadzić do zarządzania na podstawie historii. Zarówno życie, jak i dane niestety nie są linią prostą, dlatego trzeba umiejętnie interpretować posiadane informacje.

Nie są stałe w uczuciach

Wymagają ciągłej atencji i doskonalenia. Dokładnie jak prototypy projektowanych narzędzi. Pierwsze wersje wskaźników najczęściej nie są idealne, wręcz zawierać mogą bardzo dużo błędów. Nie należy się jednak poddawać na tym etapie i słuchać negatywnych komentarzy. Jak uda się przebrnąć przez fazę prototypowania, to w następnym kroku należy obserwować otoczenie i dostosowywać do niego wskaźniki.

Dane mogą dawać fałszywy sens przyczynowości

Metryka to ocena jakiegoś zjawiska, czyli co do zasady ich rolą jest dać tylko wskazówkę. Są symptomem, a nie główną przyczyną. Prędkościomierz pokazuje, jak szybko jedziesz, ale nie mówi, czy jedziesz dobrze. Przygotowanie dobrych metryk wymaga zestawu pięciu zmiennych: znajomości bazy danych, poprawnych i szczegółowych danych, znajomości biznesu, odpowiednich umiejętności analitycznych oraz abstrakcyjnego myślenia. Wbrew pozorom te cechy nie muszą być skupione w jednej osobie. Analiza może być zadaniem interdyscyplinarnym. Osoba, która dokonuje pomiarów, musi wykazywać się powyższymi cechami lub mieć bezpośredni kontakt z tymi, którzy uzupełniają lukę. W przeciwnym razie firmy mogą stać w miejscu lub nawet cofać się względem rynku, bo nie będą w stanie dotrzeć do prawdziwego źródła problemu.

Wprowadzają chaos

Z reguły odpowiedzialność za analizę danych jest rozproszona. Menadżerowie skazani są na swoją kreatywność. Muszą kombinować jakie dane i skąd mogą wyciągnąć. Wynika to głównie z braku odpowiedniej ilości etatów, które powinny zajmować się monitorowaniem biznesu. Brak spójnego podejścia powoduje, że danymi można manipulować lub nieświadomie popełniać błędy. Ostatecznie zarządzający mogą otrzymywać raporty różnej jakości. Przedsiębiorstwa powinny wypracować spójne podejście do analizy i wizualizacji danych. Powinna istnieć dedykowana komórka odpowiedzialna za gromadzenie i monitoring wskaźników. Takie zadanie raczej powinno być delegowane do analityków finansowych, którzy powinni w tym zakresie blisko współpracować z biznesem.

Dane mogą dawać fałszywe poczucie spełnienia

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że Menedżerowie skupiają się na danych opóźniających, fałszywych lub niewłaściwej przyczynie problemu. Prowadzić to może do skupiania się na nieistotnych zadaniach oraz do iluzji robienia czegoś w związku z problemem. Zbyt wielu pracowników marnuje energię na opóźnione wskaźniki i jednocześnie nie poświęca wystarczająco dużo czasu na wprowadzanie wskaźników mówiących o tym, dokąd zmierzają klienci i jak działać bardziej innowacyjnie.

Niektórzy używają niewłaściwego benchmark’u

Bardzo łatwo jest porównać osiągnięte wyniki z niewłaściwym zbiorem. Nie można porównywać wydajności operacyjnej przedsiębiorstw znajdujących się w różnych branżach lub na różnych etapach rozwoju. Zasada jest taka, że nie porównuje się  jabłek do pomarańczy.

Mogą stanowić rodzaj gry

Bardzo często systemy motywacyjne oparte są na metrykach, ponieważ jest to konkretny sposób na utrzymanie wyniku. W rezultacie ludzie grają systemem motywacyjnym na swoją korzyść, dają z siebie tylko tyle, ile wymaga dopasowanie się do planu wynagrodzeń. Zapewne jest to jedno z większych wyzwań, jeżeli chodzi o KPI. To narzędzie wymaga po prostu umiejętnego zarządzania. Wskaźniki efektywności to nie jest cudowny wynalazek. To nadal jest „cyferka”, której należy się odpowiednio przyjrzeć i nadać sens. Ci, którzy nie radzą sobie z tym wyzwaniem, najczęściej zwalają winę na zły system.

W dzisiejszych czasach problemem nie jest brak danych tylko ich nadmiar. Analityka danych wymaga po prostu dojrzałości organizacyjnej. Tu nie chodzi o popadanie w ślepą metryko-manię, tylko ciągłe doskonalenie. Dane mają pomagać w rozwiązywaniu problemów, a nie je kreować. Jest to narzędzie jak każde inne, bez odpowiedniej wiedzy dotyczącej zasad działania, samo ich zbieranie nie podniesie efektywności. Jeśli wskaźniki, które zostały wprowadzone w firmie, nie przynoszą spodziewanych rezultatów, oznacza to, że koncentrują się nie na tym, na czym powinny, są fałszywe lub nieodpowiednio interpretowane. Dobre pomiary sprawiają, że pracownicy skupiają się na działaniach, które są dla firmy kluczowe. 

Nie ma nic bardziej bezużytecznego, niż robienie efektywnie tego, czego w ogóle nie powinno się robić. – Peter Drucker