AGILE PM, CZYLI ZWINNE ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI.

Zwinne zarządzanie projektami (ang. Agile PM) to gorący temat. Termin Agile w ostatnich latach nie traci na popularności, wręcz przeciwnie. Jak sprawdzimy w google trends, to zobaczymy systematycznie pnący się do góry wykres. Przez ostatnie 10 lat hasło Agile zyskało na popularności aż o 157%.

Dlaczego ludzi interesuje zwinne zarządzanie?

Osoby, które wpisują do przeglądarki hasło Agile, szukają pomocy w rozwiązaniu problemów związanych z zarządzaniem. Agile to bardzo szeroki temat nie jest to jednak wbrew powszechnym opiniom metodyka.

Agile to filozofia oraz zbiór technik, oraz narzędzi. Stosowanie praktyk Agile ma zapewnić sprawną pracę w celu zaspokojenia określonej potrzeby biznesowej. Tę koncepcję można zastosować praktycznie na każdym poziomie zarządzania. Ja na potrzeby tego artykułu ograniczę się tylko do zarządzania projektami (ang. Agile Project Management).

Przykładowe podejścia zwinne (ang. Agile approach)

Zwinne zarządzanie jest alternatywnym, dla tradycyjnych metod, sposobem pracy w projekcie. Na pierwszym miejscu w podejściu zwinnym jest jakość, wydajność i regularne wczesne dostarczanie wartości biznesowej.

Podmioty, które wdrażają Agile, pracują szybciej, lepiej i zapewniają wyższą wartość – zachwycając w ten sposób klientów, motywując pracowników i zwiększając zyski. Zwinność w zakresie projektów można rozważać z perspektywy pełnionej funkcji w projekcie lub z poziomu zarządzania projektem.

Najbardziej popularne są trzy zwinne podejścia, czyli:

Agile Project Management

Dotyczy pracy nad całym projektem oraz roli kierownika projektu.

Scrum

Dotyczy pracy całego zespołu projektowego, w tym kierownika zespołu.

Agile Business Analysis

Dotyczy pracy w zakresie architektury biznesowej, czyli roli Analityka biznesowego skupiającego umiejętności techniczne i strategiczne.

Istnieją jeszcze inne zwinne metody oraz praktyki, które odnoszą się na przykład do usprawniania procesów (Lean) lub inżynierii oprogramowania (XP).

Każdy, kto chciałby pogłębić wiedzę związaną ze zwinnym podejściem do zarządzania, powinien na początku odpowiedzieć sobie na pytanie, w jakiej roli na co dzień występuje w swojej pracy lub w jakiej roli chciałby się sprawdzić. Obszary wiedzy oczywiście w pewnym sensie się pokrywają, jednak w każdej roli kładzie się nacisk na inny aspekt zarządzania.

Co łączy zwinne podejścia?

Wspólnym mianownikiem w zwinnym podejściu jest filozofia oraz praktyki zarządzania. Niestety nie da się zdefiniować Agile w jednym zdaniu, jest to pewien styl pracy wyróżniający się dojrzałością w działaniu. Filozofia stanowi, że:

“Najlepsza wartość biznesowa wyłania się, gdy projekty są powiązane z jasnymi celami biznesowymi, dostarczają często, a także angażują do współpracy ludzi zmotywowanych i umocowanych”.

Zasady Agile Project Management

Powyższy stan rzeczy można osiągnąć, tylko poprzez utworzenie odpowiedniego środowiska, w którym muszą być przestrzegane następujące pryncypia:

Koncentracja na potrzebie biznesowej

Każda decyzja powinna być podejmowana z perspektywy tego, co i kiedy biznes potrzebuje.   

Dostarczanie rozwiązania na czas

Terminowość jest to najważniejszym czynnikiem sukcesu. Opóźnione dostarczenie może podważyć sens całego projektu. Żeby ten czynnik był osiągnięty, Agile dostarcza konkretne sposoby priorytetyzacji wymagań, które składają się na docelowe rozwiązanie.

Dbanie o jakość wytwarzanego rozwiązania

Jakość, podobnie jak terminowość i budżet, nie podlega dyskusji. Na początku projektu określana jest wizja oraz wysokopoziomowe cele. To biznes wyznacza kierunek działań, zespół projektowy stosuje narzędzia, które umożliwiają im swobodę jednak tylko do pewnego poziomu.

Budowanie rozwiązania przyrostowo

Najpierw należy ustanowić solidne podstawy tzn. zrozumieć problem lub potrzebę. Na tej podstawie definiuje się proponowane rozwiązanie, ale bez wchodzenia na niski poziom szczegółowości. Te szczegóły owszem są identyfikowane, ale w miarę postępu prac zespołu projektowego.

Najważniejsza jest wizja oraz jasno sprecyzowany cel. Tu jest podstawowa różnica pomiędzy podejściem zwinnym a kaskadowym (np. PRINCE2). To jest ludzkie podejście polegające na tym, że najpierw trzeba coś zobaczyć, być może dotknąć, żeby zdecydować ostatecznie, czego tak naprawdę chcemy. Budowanie rozwiązania przyrostowo zwiększa zaufanie interesariuszy i jest jednocześnie źródłem informacji zwrotnej.

Rozwijanie rozwiązania w sposób iteracyjny

Ten punkt jest rozwinięciem powyższego. Cykliczne przeglądy i demonstracje np. prototypu prowadzą do informacji zwrotnej. W Agile zmiana jest częścią procesu ewolucyjnego budowanego rozwiązania. Chodzi o to, żeby zmiany były identyfikowane odpowiednio wcześnie i co najważniejsze, żeby były odpowiednio zarządzane. W tym zakresie Agile również dostarcza konkretne techniki.  

Współdziałanie

Prawdziwa współpraca powoduje lepsze zrozumienie celu oraz zagadnień, które pojawiają się w projekcie, a w efekcie przyczynia się do poprawy efektywności zespołowej. W tym celu Agile również dostarcza konkretne techniki.   

Komunikowanie

Podobnie jak w przypadku współdziałania umniejszanie tego aspektu może być wielką negatywną niespodzianką w projekcie. Niestety doświadczenie pokazuje, że zła komunikacja jest jednym z najczęstszych przyczyn porażek projektów. Praktyki Agile oczywiście opisują jak zwiększyć efektywność komunikacji.

Zapewnienie transparentności projektu

Do każdego projektu Agile przygotowywana jest tylko taka dokumentacja, która wnosi wartość. Powstała dokumentacja ma zapewnić kontrolę nad tworzonym rozwiązaniem. Agile opisuje jakiego rodzaju dokumenty mogą powstać w projekcie, jednak daje swobodę co do formy.

Zasada transparentności odnosi się również do zespołu, który pracuje nad rozwiązaniem. Efekty pracy zespołu muszą być dosłownie widoczne. Jeżeli chcemy lepiej poznać praktyki pracy w zespole projektowym, to warto sięgnąć po SCRUM’a, Agile PM również dostarcza konkretne techniki jednak trochę bardziej ogólnie w porównaniu do SCRUM.                    

Co świadczy o zwinności

Podejście zwinne wymusza budowanie rozwiązania od solidnych podstaw, bez wchodzenia w zbytnie szczegóły na początku, w powtarzalnych krokach. Rozwiązanie powinno być przekazywane do produkcyjnego użytkowania tak szybko, jak to możliwe, nawet jeśli nie jest w pełni gotowe. Daje to wczesne korzyści, potwierdza słuszność projektu oraz ujawnia ewentualne zmiany.

Zwinne zarządzanie polega na elastyczności w zakresie wymagań, które składają się na finalne rozwiązanie natomiast terminowość oraz budżet są sztywne. Agile możemy stosować praktycznie na każdym szczeblu zarządzania od zarządzania projektami do zwykłej działalności biznesowej. Żeby jednak jakakolwiek organizacja mogła pochwalić się, że jest Agile, musi przestrzegać filozofii, wszystkich pryncypiów oraz stosować odpowiednie praktyki. Nie ma mowy o wybiórczości.

Zasoby

Jeśli chcesz zweryfikować, czy Twój projekt spełnia wymagania Agile, pobierz Kwestionariusz Podejścia do Projektu. Jest to proste w obsłudze narzędzie stosowane do identyfikowania obszarów, w których projekt lub jego środowisko nie pasują idealnie do podejścia Agile. Brak zgody z którymkolwiek stwierdzeniem w kwestionariuszu stanowi ryzyko dla projektu Agile.

Jeśli chcesz poznać więcej narzędzi stosowanych w projektach Agile, to zapraszam do zakładki Narzędziownik.

Image source: Esther Gons, thecorporatestartupbook.com