+48502682348
jfrankowska@innovaops.pl

NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Narzędzia do zarządzania projektami

Są takie zawody, w których rzemiosła można nauczyć się głównie poprzez użycie narzędzi. Praca rzeźbiarza wymaga użycia dłuta, ogrodnik potrzebuje łopaty, a dentysta wierteł.

W przypadku Project Managerów niestety nie ma jeszcze kultury posługiwania się narzędziami.

Najpopularniejszym narzędziem do zarządzania projektami jest stworzony w 1910 roku wykres Gantta. W przeglądarce internetowej, pod hasłem narzędzia możemy również znaleźć programy komputerowe do zarządzania zadaniami w projekcie.

Osobiście nie wyobrażam sobie, jak można przeprowadzić projekt, używając wyłącznie narzędzi, które służą do zarządzania zadaniami.

A co z procesem, który dzieje się, zanim zdefiniowane zostaną zadania? Bo przecież projekt to nie tylko zadania. To również, a może przede wszystkim działania polegające na dochodzeniu do problemów, definiowaniu zakresu, generowaniu pomysłów oraz analizie różnych aspektów.

Gdzie szukać narzędzi do zarządzania projektami?

Mówi się, że zespoły zajmujące się realizacją projektów wytwarzają własną kulturę organizacyjną.

Kulturę, która jest mi najbliższa, kreują zespoły, których techniki pracy wywodzą się z procesu projektowania, czyli Design Thinking, User Experience, czy Agile. I to właśnie w ramach tych koncepcji możemy znaleźć całe mnóstwo narzędzi, które świetnie sprawdzają się w przypadku zarządzania projektami.

Narzędzia Design Thinking

Wpisując do przeglądarki hasło „narzędzia design thinking”, okazuje się, że możemy znaleźć narzędzia wspierające pracę nie tylko projektanta, ale również Project Managera. Narzędzia te są uniwersalne, gdyż pomagają w zrozumieniu problemów, które zamierza się rozwiązać oraz wygenerowaniu innowacyjnych pomysłów.

Przeglądając narzędzia wywodzące się z Design Thinking, można sobie uświadomić, że rolą project managera jest tak naprawdę poszukiwanie sensu w projekcie, a nie tylko zagospodarowanie przestrzeni, której granice wyznacza plan projektu. W rzeczywistości plan to coś więcej niż rozmieszczenie zadań na mapie. To środek służący wspólnej wizji tego, jak może wyglądać rozwiązanie, albo tego jak będzie się ono wpisywać w życie użytkowników.

Narzędzia Design Thinking mają bardzo prostą formę i wspólny mianownik – służą pobudzeniu wyobraźni wizualnej. Wizualizacja ułatwia pełniejsze zrozumienie skomplikowanych zagadnień. Przykładem takich narzędzi jest najbardziej chyba znana User Persona, ale do tego zestawu dorzucić możemy Mapę Empatii, Mapę podróży klienta, Plan procesu usługowego itp.

Narzędzia Agile

Inspiracji w zakresie narzędzi wspierających pracę Project Managera możemy szukać również wewnątrz metod służących do zarządzania projektami. Agile oferuje narzędzia do zarządzania projektami.

Ich celem jest zapewnienie utrzymania parametrów projektu (zakresu, czasu, budżetu oraz jakości) we właściwych ramach. Jest to koncepcja, która również odwołuje się do pracy projektantów, dlatego narzędzia z tego obszaru także stawiają na wizualizację.

Agile to w rzeczywistości zbiór technik oraz narzędzi, których trzeba się nauczyć, żeby właściwie zarządzać projektem. Przykładem narzędzi oraz technik stosowanych do zarządzania projektami Agile są: Timeboxing, Macierz RACI, Priorytetyzacja MoSCoW, tablica Kanban, szacowanie wymagań itp.

Lean, projektowanie graficzne oraz UX

Design Thinking oraz Agile to dwie główne koncepcje, z których wywodzą się techniki i narzędzia do efektywnego i kompleksowego zarządzania pracą w projekcie. Jednak nie są to jedyne miejsca, w których należy szukać inspiracji. Jest jeszcze Lean, Lean startup, projektowanie graficzne oraz User Experience.

W każdej z powyższych metod znajdziemy coś, co jest istotne z punktu widzenia zarządzania projektami. Każda skupia się na innym aspekcie, dlatego te metody należy łączyć w ramach projektu, gdyż się wzajemnie uzupełniają.   

Czy można znaleźć narzędzia do zarządzania projektami w jednym miejscu?

Okazuje się, że narzędzi do zarządzania projektami jest więcej, niż klasyczny wykres Gantta. Są one jednak schowane wewnątrz poszczególnych koncepcji. Nawet metody, które zostały stworzone konkretnie do zarządzania projektami, nie uwzględniają wszystkich aspektów projektu.

Nie wiem jak wy, ale ja na marne szukałam jednego miejsca, w którym znalazłabym narzędzia, które adresują moje potrzeby w zakresie zarządzania projektami.

Za każdym razem, jak musiałam zmierzyć się z konkretnym problemem w projekcie, to traciłam wiele czasu na to, żeby znaleźć sposób na jego rozwiązanie. Dlatego postanowiłam stworzyć swój własny narzędziownik. Zebrałam w nim narzędzia, które w swojej pracy wykorzystują kierownicy projektów innowacyjnych.

Zebrany zestaw narzędzi mogę wykorzystywać w trakcie całego cyklu życia projektu, niezależnie od jego celu.

Narzędzia do zarządzania projektami

Stosując te narzędzia, można prowadzić projekty mające na celu usprawnienie lub automatyzację procesu biznesowego, wdrażać nowe produkty lub usługi, wdrażać innowacje, przeprowadzać transformacje itp.

Dobra wiadomość jest taka, że już niedługo Ty też będziesz mógł/mogła skorzystać z tej bazy! Postanowiłam, że podzielę się tym zasobem.

Już 3 sierpnia 2020 roku rusza sprzedaż produktu. Zebrałam w nim 30 przekrojowych narzędzi.

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat produktu, zapraszam tutaj.

Do każdego z narzędzi przygotowałam opis, jak go stosować. Znajdziesz tam również case studies, które mam nadzieję, zainspirują Cię do tego, jak można je wykorzystać.

Czego możesz się spodziewać po produkcie?

Narzędzia zostały przygotowane w programie power point i są do pełnej edycji. Jednak to nie jest power point, jaki jest Ci znany. Koniec z równiutkimi, ładnymi i wymuskanymi slajdami. W procesie projektowym nie chodzi o to, żeby pokazywać (nie) idealny świat na pięknych slajdach. Tworzenie innowacji nie jest niestety procesem idealnym.

Narzędzia wywodzące się z procesu projektowania są proste w formie i użyciu i stawiają na współpracę. Oznacza to, że do ich zastosowania nie są potrzebne specjalne umiejętności.

Potrzebna jest natomiast grupa zorientowanych wokół wspólnego celu ludzi. Możesz oczywiście w samotności wypełnić slajdy, które przygotowałam, ale to nie o to w procesie projektowania chodzi. Ich rolą jest zainspirowanie do tego, jak można podejść do określonego problemu w projekcie.

Narzędzia pochodzą z różnych koncepcji m.in.: Design Thinking, User Experience, Lean ora Agile.

Jeśli jesteś początkującym Project Managerem, to oczywiście mógłbyś zastosować przedstawione techniki, dokładnie tak jak zaproponowałam. Jednak ostatecznie warto się nimi bawić i eksperymentować. 

Dowiedz się więcej na temat produktu, klikając ten link.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.