+48502682348
jfrankowska@innovaops.pl

NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI

Narzędzia do zarządzania projektami

Są takie zawody, w których rzemiosła można nauczyć się głównie poprzez użycie narzędzi. Praca rzeźbiarza wymaga użycia dłuta, ogrodnik potrzebuje łopaty, a dentysta wierteł.

W przypadku Project Managerów niestety nie ma jeszcze kultury posługiwania się narzędziami.

Najpopularniejszym narzędziem do zarządzania projektami jest stworzony w 1910 roku wykres Gantta. W przeglądarce internetowej, pod hasłem narzędzia do zarządzania projektami możemy również znaleźć programy komputerowe do zarządzania zadaniami w projekcie.

Osobiście nie wyobrażam sobie, jak można przeprowadzić projekt, używając wyłącznie narzędzi, które służą do zarządzania zadaniami.

W celu wykonania zadań w projekcie potrzebnych jest wiele innych narzędzi. Zadania w nowoczesnych projektach polegają na zrozumieniu potrzeby biznesowej, dochodzeniu do rzeczywistych problemów, definiowaniu zakresu projektu, generowaniu pomysłów na rozwiązania oraz analizie poszczególnych założeń. Każde z tych działań wymaga specjalnego podejścia.

Gdzie szukać narzędzi do zarządzania projektami?

Mówi się, że zespoły zajmujące się realizacją projektów wytwarzają własną kulturę organizacyjną.

Kulturę, która jest mi najbliższa, kreują zespoły, których techniki pracy wywodzą się z procesu projektowania. W ramach tego procesu stosowane są podejścia takie jak: User Experience, Design Thinking, Service Design czy Agile. I to właśnie w ramach tych koncepcji możemy znaleźć całe mnóstwo narzędzi, które świetnie sprawdzają się w przypadku zarządzania projektami.

Narzędzia User Experience

Narzędzia do zarządzania projektami

User Experience (UX) to podejście stosowane przez zespoły projektowe w celu tworzenia produktów, które mają zapewnić użytkownikom jak najlepsze doświadczenia. W ramach podejścia UX projektowany jest cały proces dotyczący interakcji użytkownika z produktem.

UX koncentruje się na różnych aspektach doświadczenia. Skoncentrowanie na UX polega na wyposażeniu produktu w cechy, takie jak: użyteczność, przydatność, wartościowość, wiarygodność, dostępność, namierzalność oraz sprawienie, żeby być pożądany.

Najpopularniejszym narzędziem z zakresu UX jest Mapa podróży klienta. Innym przykładem narzędzia lub też bardziej techniki wywodzącej się z UX są badania wśród użytkowników.

Narzędzia Design Thinking

Narzędzia do zarządzania projektami

Design Thinking to iteracyjny proces, w którym staramy się zrozumieć użytkownika, kwestionować przyjęte założenia oraz zidentyfikować alternatywne strategie i rozwiązania, które mogą nie być od razu widoczne. Jednocześnie Design Thinking to podejście do rozwiązywania problemów. To sposób myślenia i pracy, a także zbiór praktycznych narzędzi i praktyk.

Narzędzia te pomagają w zrozumieniu problemów, które zamierza się rozwiązać oraz w wygenerowaniu innowacyjnych pomysłów. Stosując proces oraz narzędzia Design Thinking, rozwijamy empatię, dzięki czemu możemy tworzyć lepsze rozwiązania dla użytkowników.

Narzędzia Design Thinking mają bardzo prostą formę i wspólny mianownik – służą pobudzeniu wyobraźni wizualnej. Wizualizacja ułatwia pełniejsze zrozumienie skomplikowanych zagadnień. Przykładem takich narzędzi jest najbardziej chyba znana User Persona, ale również Mapa Empatii oraz SCAMPER.

Narzędzia Service design

Projektowanie usług (service design) to podejście, które wykorzystuje zarówno myślenie projektowe (Design Thinking), jak i UX. Projektowanie usług koncentruje się na zmniejszaniu złożoności procesów biznesowych, rozwiązywaniu problemów klientów, a także opracowywaniu strategii umożliwiającej firmie świadczenie usług bez przeszkód.

W ramach podejścia service design mapuje się procesy oraz analizuje model biznesowy. Jest to najszersze pojęcie (porównując je do Design Thinking oraz UX), gdyż obejmuje swoimi działaniami procesy biznesowe oraz infrastrukturę organizacji. Przykładowym narzędziem wykorzystywanym w ramach tego podejścia jest Plan procesu usługowego.

Narzędzia Agile

Inspiracji w zakresie narzędzi wspierających pracę Project Managera możemy szukać również wewnątrz metod służących do zarządzania projektami. Agile oferuje narzędzia do zarządzania projektami.

Ich celem jest zapewnienie utrzymania parametrów projektu (zakresu, czasu, budżetu oraz jakości) we właściwych ramach. Jest to koncepcja, która również odwołuje się do pracy projektantów, dlatego narzędzia z tego obszaru także stawiają na wizualizację.

Agile to w rzeczywistości zbiór technik oraz narzędzi, których trzeba się nauczyć, żeby właściwie zarządzać projektem. Przykładem narzędzi oraz technik stosowanych do zarządzania projektami Agile są: Timeboxing, Macierz RACI, Priorytetyzacja MoSCoW, tablica Kanban, szacowanie wymagań itp.

Lean oraz projektowanie graficzne

Design Thinking, Agile, UX oraz Service design to główne koncepcje, z których wywodzą się techniki i narzędzia do efektywnego i kompleksowego zarządzania pracą w projekcie. Jednak nie są to jedyne miejsca, w których należy szukać inspiracji. Jest jeszcze Lean, Lean startup, oraz projektowanie graficzne.

Lean umożliwia nam identyfikowanie marnotrwastwa w procesach; LeanStartup pomaga szybko wdrażać i weryfikować pomysły, a zastosowanie technik, które stosują graficy, jest pomocne w łatwym przekazywaniu informacji.

W każdej z powyższych metod znajdziemy coś, co jest istotne z punktu widzenia zarządzania projektami. Każda skupia się na innym aspekcie, dlatego te metody należy łączyć w ramach projektu, gdyż się wzajemnie uzupełniają.    

Czy można znaleźć narzędzia do zarządzania projektami w jednym miejscu?

Okazuje się, że narzędzia do zarządzania projektami są obecne w różnych miejscach. Są one jednak schowane wewnątrz poszczególnych koncepcji. Nawet metody, które zostały stworzone konkretnie do zarządzania projektami, nie uwzględniają wszystkich aspektów projektu.

Nie wiem jak wy, ale ja na marne szukałam jednego miejsca, w którym znalazłabym narzędzia, które adresują moje potrzeby w zakresie zarządzania projektami.

Za każdym razem, jak musiałam zmierzyć się z konkretnym problemem w projekcie, to traciłam wiele czasu na to, żeby znaleźć sposób na jego rozwiązanie.

Dlatego postanowiłam stworzyć swój własny narzędziownik, którym postanowiłam się jednak podzielić. Zebrałam w nim narzędzia, które w swojej pracy wykorzystują kierownicy projektów innowacyjnych.

Dowiedz się więcej

Zebrany zestaw 30 narzędzi możesz wykorzystywać w trakcie całego cyklu życia projektu, niezależnie od jego celu.

Narzędzia do zarządzania projektami

Stosując te narzędzia, można prowadzić projekty mające na celu usprawnienie lub automatyzację procesu biznesowego, wdrażać nowe produkty lub usługi, wdrażać innowacje, przeprowadzać transformacje itp.

Do każdego z narzędzi przygotowałam opis, jak go stosować. Znajdziesz tam również case studies, które mam nadzieję, zainspirują Cię do tego, jak można je wykorzystać.

Dowiedz się więcej

a

Czego możesz się spodziewać po produkcie?

Narzędzia zostały przygotowane w programie power point i są do pełnej edycji. Jednak to nie jest power point, jaki jest Ci znany. Koniec z równiutkimi, ładnymi i wymuskanymi slajdami. W procesie projektowym nie chodzi o to, żeby pokazywać (nie) idealny świat na pięknych slajdach. Tworzenie innowacji nie jest niestety procesem idealnym.

Musimy mieć świadomość tego, że w tych narzędziach nie chodzi o design w dosłownym tego słowa znaczeniu. Są to dokumenty, które mają służyć podejmowaniu decyzji. Narzędzia wywodzące się z procesu projektowania są proste w formie i użyciu i stawiają na współpracę. Oznacza to, że do ich zastosowania nie są potrzebne specjalne umiejętności.

Potrzebna jest natomiast grupa zorientowanych wokół wspólnego celu ludzi. Możesz oczywiście w samotności wypełnić slajdy, które przygotowałam, ale to nie o to w procesie projektowania chodzi. Ich rolą jest zainspirowanie do tego, jak można podejść do określonego problemu w projekcie.

Narzędzia pochodzą z różnych koncepcji m.in.: Design Thinking, User Experience, Service design, Lean oraz Agile.

Jeśli jesteś początkującym Project Managerem, to oczywiście możesz zastosować przedstawione techniki, dokładnie tak jak zaproponowałam. Jednak ostatecznie warto się nimi bawić i eksperymentować. 

Zasoby

Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie Mapa podróży klienta.

Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie Plan procesu usługowego.

Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie SCAMPER.

Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie Macierz RACI.

Kliknij link jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat produktu Narzędzia kierownika projektów innowacyjnych.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.