NARZĘDZIA DO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI
Są takie zawody, w których rzemiosło można wykonać głównie poprzez użycie narzędzi. Praca rzeźbiarza wymaga użycia dłuta, ogrodnik potrzebuje łopaty, dentysta wierteł, a jakie narzędzia do zarządzania projektami stosuje project manager?
W przypadku Project Managerów niestety nie ma jeszcze kultury posługiwania się narzędziami.
Najpopularniejszym narzędziem do zarządzania projektami jest stworzony w 1910 roku wykres Gantta. W przeglądarce internetowej, pod hasłem narzędzia do zarządzania projektami możemy również znaleźć aplikacje do zarządzania zadaniami w projekcie (np. Trello).
Osobiście nie wyobrażam sobie, jak można przeprowadzić projekt, używając wyłącznie narzędzi, które służą do zarządzania zadaniami.
Dojście do etapu zarządzania zadaniami wymaga przygotowania planu projektu jest to jedno z podstawowych narzędzi do zarządzania projektami. Następnie w celu wykonania zadań w projekcie potrzebne są kolejne narzędzia. Zadania w projektach polegają na analizie wielu różnych aspektów, rozwiązywaniu problemów, generowaniu pomysłów itp. Każde z tych działań wymaga odpowiedniej techniki.
Gdzie szukać narzędzi do zarządzania projektami?
Mówi się, że zespoły zajmujące się realizacją projektów wytwarzają własną kulturę zarządzania projektami. Kulturę, która jest mi najbliższa, kreują zespoły, których techniki pracy wywodzą się z procesu projektowania. W ramach tego procesu stosowane są podejścia takie jak: User Experience, Design Thinking, Service Design czy Agile. I to właśnie w tych koncepcjach możemy znaleźć całe mnóstwo narzędzi, które świetnie sprawdzają się w przypadku zarządzania projektami.
Narzędzia User Experience
User Experience (UX) to podejście stosowane przez zespoły projektowe w celu tworzenia produktów lub usług, które mają zapewnić użytkownikom jak najlepsze doświadczenia. W ramach podejścia UX projektowany jest cały proces dotyczący interakcji użytkownika z produktem/usługą.
UX koncentruje się na różnych aspektach doświadczenia. Metoda UX polega na wyposażeniu rozwiązania w cechy, takie jak: użyteczność, przydatność, wartościowość, wiarygodność, dostępność, namierzalność oraz sprawienie, żeby być pożądany.
Najpopularniejszym narzędziem z zakresu UX jest Mapa podróży klienta. Innym przykładem narzędzia wywodzącego się z UX są badania wśród użytkowników.
Narzędzia Design Thinking
Design Thinking to iteracyjny proces, w którym najpierw staramy się zrozumieć użytkownika, a następnie zidentyfikować różne strategie i rozwiązania. Proces Design Thinking to przede wszystkim podejście do rozwiązywania problemów. Jest to sposób myślenia i pracy, a także zbiór praktycznych narzędzi i praktyk.
Narzędzia te pomagają w zrozumieniu problemów uzyjtkowwników oraz w wygenerowaniu innowacyjnych pomysłów. Stosując proces oraz narzędzia Design Thinking, rozwijamy empatię, dzięki czemu możemy tworzyć lepsze rozwiązania dla użytkowników.
Narzędzia Design Thinking mają bardzo prostą formę i wspólny mianownik – służą pobudzeniu wyobraźni wizualnej. Wizualizacja ułatwia pełniejsze zrozumienie skomplikowanych zagadnień. Przykładem takich narzędzi jest najbardziej chyba znana User Persona, ale również Mapa Empatii oraz SCAMPER.
Narzędzia Service design
Projektowanie usług (service design) to podejście, które wykorzystuje zarówno myślenie projektowe (Design Thinking), jak i UX. Service design swoim zakresem obejmuje również analizę procesów biznesowych oraz infrastruktury organizacji. Projektowanie usług koncentruje się na zmniejszaniu złożoności procesów biznesowych, rozwiązywaniu problemów klientów, a także opracowywaniu strategii umożliwiającej firmie świadczenie usług bez przeszkód.
W ramach podejścia service design mapuje się procesy oraz analizuje model biznesowy, jest to najszersze pojęcie porównując je do Design Thinking oraz UX. Przykładowym narzędziem wykorzystywanym w ramach tego podejścia jest Plan procesu usługowego.
Narzędzia Agile
Narzędzia wspierające pracę Project Managera znajdziemy również w ramach metod służących do zarządzania projektami. Na przykład metoda Agile oferuje narzędzia do zarządzania projektami.
Narzędzia pochodzące z metod zarządzania projektami mają na celu utrzymanie parametrów projektu tj. zakresu, czasu, budżetu oraz jakości we właściwych ramach. Agile to metoda, która również odwołuje się do pracy projektantów, dlatego narzędzia z tego obszaru także stawiają na wizualizację.
Metoda Agile to zbiór technik, które pomagają zarządzać projektem. Przykładem narzędzi oraz technik stosowanych do zarządzania projektami Agile są: Timeboxing, Macierz RACI, Priorytetyzacja MoSCoW, User stories, tablica Kanban, szacowanie wymagań itp.
Lean oraz projektowanie graficzne
Design Thinking, Agile, UX oraz Service design to główne koncepcje, z których wywodzą się techniki i narzędzia do efektywnego i kompleksowego zarządzania pracą w projekcie. Jednak nie są to jedyne miejsca, w których należy szukać inspiracji. Jest jeszcze Lean, Lean startup, oraz projektowanie graficzne.
Lean umożliwia nam identyfikowanie marnotrwastwa w procesach; LeanStartup pomaga szybko wdrażać i weryfikować pomysły, a zastosowanie technik, które stosują graficy, jest pomocne w łatwym przekazywaniu informacji.
W każdej z powyższych metod znajdziemy coś, co jest istotne z punktu widzenia zarządzania projektami. Każda skupia się na innym aspekcie, dlatego te metody należy łączyć w ramach projektu, gdyż się wzajemnie uzupełniają.
Czy można znaleźć narzędzia do zarządzania projektami w jednym miejscu?
Okazuje się, że narzędzia do zarządzania projektami są obecne w różnych miejscach. Są one jednak schowane wewnątrz poszczególnych koncepcji. Nawet metody, które zostały stworzone konkretnie do zarządzania projektami, nie uwzględniają wszystkich aspektów projektu.
Nie wiem jak wy, ale ja na marne szukałam jednego miejsca, w którym znalazłabym narzędzia, które adresują moje potrzeby w zakresie zarządzania projektami.
Za każdym razem, jak musiałam zmierzyć się z konkretnym problemem w projekcie, to traciłam wiele czasu na to, żeby znaleźć sposób na jego rozwiązanie.
Dlatego stworzyłam narzędziownik, jest to zestaw uniwersalnych narzędzi, które w swojej pracy mogą wykorzystać Project Managerowie, Projektanci, Konsultanci, Liderzy i inni innowatorzy.
Zebrany zestaw 31 narzędzi możesz wykorzystywać w trakcie całego cyklu życia projektu, niezależnie od jego celu.
Stosując narzędziownik projektowy, można prowadzić projekty mające na celu usprawnienie oraz automatyzację procesu biznesowego, wdrażać nowe produkty lub usługi, a także wprowadzać innowacje, przeprowadzać transformacje itp.
Do każdego z narzędzi przygotowałam opis, jak go stosować. Znajdziesz tam również case studies, które mam nadzieję, zainspirują Cię do tego, jak można je wykorzystać.
a
Czego możesz się spodziewać po produkcie?
Narzędzia zostały przygotowane w programie power point i są do pełnej edycji. Jednak to nie jest power point, jaki jest Ci znany. Koniec z równiutkimi, ładnymi i wymuskanymi slajdami. W procesie projektowym nie chodzi o to, żeby pokazywać (nie) idealny świat na pięknych slajdach. Tworzenie innowacji nie jest niestety procesem idealnym.
Musimy mieć świadomość tego, że w tych narzędziach nie chodzi o design w dosłownym tego słowa znaczeniu. Są to dokumenty, które mają służyć podejmowaniu decyzji. Narzędzia wywodzące się z procesu projektowania są proste w formie i użyciu i stawiają na współpracę. Oznacza to, że do ich zastosowania nie są potrzebne specjalne umiejętności.
Potrzebna jest natomiast grupa zorientowanych wokół wspólnego celu ludzi. Możesz oczywiście w samotności wypełnić slajdy, które przygotowałam, ale to nie o to w procesie projektowania chodzi. Ich rolą jest zainspirowanie do tego, jak można podejść do określonego problemu w projekcie.
Narzędzia pochodzą z różnych koncepcji m.in.: Design Thinking, User Experience, Service design, Lean oraz Agile.
Jeśli jesteś początkującym Project Managerem, to oczywiście możesz zastosować przedstawione techniki, dokładnie tak jak zaproponowałam. Jednak ostatecznie warto się nimi bawić i eksperymentować.
Zasoby
Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie Mapa podróży klienta.
Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie Plan procesu usługowego.
Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie SCAMPER.
Kliknij link jeśli chcesz pobrać bezpłatnie narzędzie Macierz RACI.
Kliknij link jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat produktu Narzędzia kierownika projektów innowacyjnych.
