PROJEKTY INNOWACYJNE – OD WIZJI DO PRZEŁOMU

Ostatnio miałam okazję wystąpić jako prelegent w konferencji Biznes na czasie. Tematem mojej prelekcji było „Agile w kontekście projektów innowacyjnych”.
W ramach tego tematu opowiedziałam o specyfice projektów innowacyjnych oraz o tym jak (nie) podchodzić do zarządzania takimi projektami. Ten artykuł stanowi transkrypcję mojego wystąpienia.

Powszechny mit dotyczący innowacji

Innowacje powszechnie utożsamia się z działalnością o charakterze naukowym lub technicznym, której efektem są przełomowe odkrycia. Jest to oczywiście mit, który wpływa na niewłaściwe postrzeganie innowacji.

Faktem jest jednak, że innowacje prowadzą do odkrywania, ale również nowych sposobów działania. Te odkrycia, dla twojego biznesu rzeczywiście mogą okazać się przełomowe! Dzieje się tak dlatego, że wdrażanie innowacji to proces, który pomaga kwestionować status quo w różnych obszarach.

Tak naprawdę innowacje tworzone są w obrębie, produktów, usług, procesów oraz zarządzania organizacją. Dzięki innowacjom zastępujemy przestarzałe rozwiązania, które w dzisiejszej rzeczywistości się nie sprawdzają.

Większość firm prowadzi projekty innowacyjne w ramach swojej działalności, tylko często nie zdaje sobie z tego sprawy. Co gorsza, zarządza nimi w sposób tradycyjny, dlatego wiele z tych projektów się nie udaje. Projekty innowacyjne są specyficzne, dlatego najpierw trzeba zrozumieć, co je charakteryzuje, a następnie dobrać właściwą metodę zarządzania.

Co charakteryzuje projekty innowacyjne?

Innowacje, które w rzeczywistości są zmianą, tylko bardziej radykalną wprowadzamy oczywiście poprzez projekty po to, żeby zaspokoić określoną potrzebę biznesową.

Przykładem projektu innowacyjnego może być temat dotyczący usprawnienia procesu. Załóżmy, że taki proces działa obecnie w sposób analogowy. Oznacza to, że firma musi do niego dedykować wiele zasobów w postaci ludzi. Mimo tego, w ramach tego procesu klient również musi wykonać wiele zadań, żeby osiągnąć swój cel.

Chociaż nie wiadomo na tym etapie, co będzie produktem końcowym powyższego projektu, to istnieją przesłanki, żeby uznać go za innowacyjny. Gdyż, to nie produkt, który tworzymy, sprawia, że projekt jest innowacyjny, tylko pewne cechy.

W przypadku projektów innowacyjnych kluczową rolę odgrywa czas wdrożenia rozwiązania. Ten czas jest charakterystyczny, dla wszystkich działań o charakterze innowacyjnym. Dlatego, że dane rozwiązanie ma sens biznesowy, tylko w konkretnym zakresie czasu.

Projekty, które mają ograniczone okno czasowe, w którym należy dostarczyć wartość, przyjęło się określać projektami innowacyjnymi. Wynika to z faktu, że zarządzanie w tak niestabilnych warunkach wymaga innowacyjnego podejścia.

Na te niestabilne warunki oprócz ograniczonego czasu wpływają jeszcze inne cechy. Po tych cechach możemy rozpoznać, czy mamy do czynienia z projektem innowacyjnym:

OGÓLNY CEL

Projekty innowacyjne zazwyczaj mają bardzo ogólnie określony cel (na wysokim poziomie szczegółowości). Można powiedzieć, że projekt zaczyna się od wizji, która staje się bardziej klarowna w miarę realizacji projektu.

NIEPEWNOŚĆ

Niepewność w projekcie to cecha, która sprawia, że nie możemy z wyprzedzeniem określić wszystkich cech, czyli zakresu tworzonego rozwiązania. Jest to z jednej strony ryzyko, a z drugiej okazja. Ryzyko, bo oczywiście projekt może się nie udać, a okazja, bo zaakceptowanie niepewności oznacza elastyczne reagowanie na wszelkie okoliczności, które napotykamy w trakcie trwania projektu.

ZMIENNOŚĆ

Zmienność z kolei to cecha, która sprawia, że nie jesteśmy w stanie przewidzieć, co będzie finalnym rozwiązaniem naszego projektu, dlatego łatwo i często ulega ono zmianom. Jest to nieodzowna część projektu innowacyjnego.

Projekty innowacyjne a tradycyjne – różnica w zarządzaniu

Wszystkie powyższe cechy powodują, że tradycyjne podejście do zarządzania projektami nie jest stworzone do wdrażania innowacji.

W tradycyjnym podejściu zakres musi być znany od samego początku i ustalony na sztywno. Jeśli nie możliwe jest wdrożenie ustalonego zakresu, to wydłuża się czas projektu. Jeżeli chodzi o niepewność, to ta cecha traktowana jest, wyłącznie jako ryzyko, które trzeba wyeliminować, a zmienności próbuje się uniknąć poprzez szczegółowe planowanie.

Ostatecznie trudno wyobrazić sobie wdrażanie innowacji z ustalonym na wstępie i dopiętym na ostatni guzik harmonogramem. Takie podejście zabija kreatywność.

Wszelkie różnice pomiędzy zarządzaniem projektem tradycyjnym a innowacyjnym najlepiej można zrozumieć w odniesieniu do tego, co ma projekt dostarczyć i jakimi metodami się to odbywa.

W podejściu tradycyjnym mamy wdrożyć konkretne, znane z góry rozwiązanie. Głównym sposobem na osiągnięcie tego celu jest ustalenie na początku projektu, szczegółowego planu działań, który musi być wykonany zgodnie z kolejnością. Ten cel osiąga się poprzez sterowanie zmiennymi, takimi jak czas oraz budżet.

Każdy, kto prowadził projekt, na pewno zna takie sytuacje, kiedy tworzenie rozwiązania zajmuje więcej czasu, niż przewidział to plan, dlatego konieczne jest wydłużenie projektu lub zwiększenie budżetu na nadgodziny. Wszystko po to, żeby wdrożyć ustalone na sztywno rozwiązanie.

Model tradycyjny nazwany jest również kaskadowym, gdyż projekt postrzegany jest, jako jeden wielki obiekt, który dzieli się na zadania, które muszą być wykonywane zgodnie z kolejnością.

W podejściu zwinnym, które służy do wdrażania innowacji, projekt postrzegany jest, jako zbiór krótkich etapów. Zespół projektowy nie podąża za wcześniej ustalonym planem, tylko za zmieniającą się potrzebą biznesową. Rozwiązanie rozwija się w miarę postępu projektu, aby zbliżyć się do najlepszego możliwego rozwiązania w ustalonych ramach czas/koszt/jakość.

To wszystko powoduje, że tradycyjny kierownik projektu skupia się na dowiezieniu zdefiniowanego produktu, podczas gdy kierownik projektu innowacyjnego skupia się na osiągnięciu rezultatu (dostarczeniu wartości).

Projekty innowacyjne, jaką metodę stosować do zarządzania?

Agile to jedna z metod tzw. zwinnych, które śmiało, można stosować do zarządzania projektami innowacyjnymi. Jest to podejście, które w ostatnich latach mocno zyskało na popularności. Kiedyś stosowane było głównie do projektów, których celem jest wytworzenie oprogramowania, ale z czasem zyskało na wartości również w innych projektach, głównie takich, w których występuje właśnie zmienność i niepewność.

Agile to zbiór praktyk i wartości, które mają za zadanie poradzić sobie ze wszystkimi wyzwaniami, które niesie ze sobą projekt innowacyjny. Na każde z tych wyzwań znajdujemy konkretną technikę, której zastosowanie gwarantuje udane wdrożenie innowacji. Jeżeli chodzi o wartości, które są wpisane w Agile i wspierają innowacyjność to m.in.:

Otwarta komunikacja oraz transparentność

W środowisku projektów innowacyjnych jest niezbędne, aby zespół mógł swobodnie komunikować zarówno dobre, jak i złe wiadomości.

Współpraca

Innowacje rzadko zdarzają się w izolacji. Tam, gdzie istnieje niepewność, ważne jest, aby wsłuchać się w różne punkty widzenia. Tylko w ten sposób można stworzyć prawdziwą wartość. Zespół realizujący dostawę rozwiązania, na który składają się eksperci merytoryczni od strony klienta i dostawcy muszą współpracować na wszystkich etapach, aby zapewnić właściwy wynik.

Wczesne i iteracyjne dostarczanie wartości

Podejścia zwinne polegają na dostarczaniu wartości jak najwcześniej. Odbywa się to, poprzez robicie rozwiązania na wymagania i nadanie im priorytetów, a następnie dostarczenie komponentów, które zapewnią największą wartość w pierwszej kolejności.

Akceptacja zmienności

Zmiana jest nieunikniona, ale w zwinnym środowisku nie jest uważana za coś złego. Zmiana jest akceptowana i pomaga dostarczyć dokładniejszy produkt końcowy. Podczas dostarczania projektu zawsze pojawiają się nowe informacje, które muszą zostać uwzględnione.

Ciągłe doskonalenie

W Agile wbudowane jest podejście kaizen, które umożliwia zespołowi projektowemu ciągłą refleksję oraz pomaga ulepszać rozwiązanie.

Narzędzia i techniki, które pielęgnują powyższe wartości to m.in. timeboxing, lista wymagań (w postaci tzw. user stories), priorytetyzacja MoSCoW, macierz RACI, tablica Kanban itp.

W ramach projektu zarządzanego metodą Agile budujemy rozwiązanie, które przede wszystkim ma spełniać oczekiwania klienta. Te oczekiwania mają prawo ewoluować w miarę, jak to rozwiązanie staje się bardziej namacalne. Dlatego regularne i wczesne dostarczanie wartości biznesowej jest, można powiedzieć istotą Agile.

Zasoby

Tutaj możesz pobrać infografikę dotyczącą zarządzania projektami innowacyjnymi.

Image source: Esther Gons, thecorporatestartupbook.com